Thủ tục chứng nhận giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam―Quy trình chứng nhận Apostille đối với văn bản công và văn bản tư
2026/09/28
- I-GLOCAL.CO.,LTD Hanoi Office
- CFE
- Kiriko Kashima
Executive Summary
① Tổng quan về thay đổi — Ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Công ước Apostille (Nghị định số 293/2026/NĐ-CP). Theo đó, các văn bản đã được chứng nhận Apostille tại quốc gia thành viên, trong đó có Nhật Bản, khi sử dụng tại Việt Nam về nguyên tắc không còn cần hợp pháp hóa lãnh sự như trước đây.
② Giấy tờ áp dụng và trường hợp sử dụng — Áp dụng cho văn bản công do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp và văn bản tư đã qua thủ tục công chứng theo quy định. Việc chứng nhận cần thiết khi xin giấy phép lao động, thành lập pháp nhân và tăng vốn tại Việt Nam, hay thủ tục M&A liên quan đến đầu tư.
③ Thủ tục khác nhau giữa văn bản công và văn bản tư — Đối với văn bản công, chỉ cần nộp đơn xin chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao là hoàn tất. Văn bản tư cần ba bước: công chứng tại Phòng công chứng → xác nhận con dấu công chứng viên tại Cục Pháp vụ → chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao.
④ Dịch vụ một cửa — Cho phép gộp các bước tại Phòng công chứng, Cục Pháp vụ và Bộ Ngoại giao tại một Phòng công chứng duy nhất, nhanh nhất chỉ trong một ngày. Hiện áp dụng tại 8 tỉnh/thành (tính đến tháng 9/2026).
⑤ Lưu ý thực tiễn — Apostille không chứng nhận bản dịch, nên bản dịch tiếng Việt phải được chuẩn bị riêng. Cần tuân thủ trình tự ngày tháng bản gốc → bản tuyên bố → giấy ủy quyền, và giữ nguyên tính toàn vẹn của bản gốc (không tháo ghim, mở phong bì hay đánh dấu bút dạ quang).
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì
Chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP vào ngày 23 tháng 7 năm 2026 và đến ngày 11 tháng 9 cùng năm, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Công ước về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Theo đó, đối với các văn bản đã được chứng nhận Apostille tại các quốc gia thành viên, trong đó có Nhật Bản, khi sử dụng tại Việt Nam về nguyên tắc sẽ không còn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam như trước đây.
Chứng nhận Apostille được áp dụng đối với văn bản công do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp và văn bản tư do công ty hoặc cá nhân lập đã được công chứng theo quy định. Văn bản do nước ngoài cấp mà chưa được chứng nhận theo đúng yêu cầu có thể sẽ không được cơ quan chức năng Việt Nam tiếp nhận khi thực hiện các thủ tục hành chính, trừ trường hợp được miễn chứng nhận.
Ngoài ra, tùy loại giấy tờ, thủ tục có thể được thực hiện tại Nhật Bản hoặc tại Việt Nam; tuy nhiên, bài viết này chỉ đề cập đến thủ tục chứng nhận Apostille thực hiện tại Nhật Bản.
Các trường hợp sử dụng chính
Chứng nhận Apostille đối với giấy tờ được cấp tại Nhật Bản sẽ cần thiết trong các trường hợp sau:
● Xin cấp phép lao động/làm việc tại Việt Nam
● Thủ tục thành lập pháp nhân tại Việt Nam
● Thủ tục tăng vốn của pháp nhân tại Việt Nam
● Thủ tục M&A liên quan đến đầu tư vào Việt Nam
※ Nên kiểm tra quy định pháp luật hiện hành và xác nhận trước với cơ quan tiếp nhận hồ sơ phía Việt Nam về loại giấy tờ cụ thể cần được chứng nhận.
2. Sự khác biệt giữa văn bản công và văn bản tư
Do quy trình chứng nhận khác nhau tùy theo loại giấy tờ, trước tiên cần xác định giấy tờ nộp thuộc loại “văn bản công” hay “văn bản tư”. Ví dụ về các loại giấy tờ chính như sau.
Văn bản công (do cơ quan nhà nước cấp): Bản trích lục sổ đăng ký pháp nhân (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), giấy chứng nhận đăng ký con dấu, giấy xác nhận cư trú, phiếu lý lịch tư pháp (giấy xác nhận không có tiền án), v.v.
Văn bản tư (do công ty hoặc cá nhân lập): Bản sao hộ chiếu (trường hợp được coi là văn bản tư), giấy ủy quyền, quyết định bổ nhiệm, giấy xác nhận đang công tác, giấy khám sức khỏe, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, v.v.
※ Bằng tốt nghiệp đại học được coi là văn bản công hay văn bản tư có thể khác nhau tùy cách áp dụng của cơ quan chức năng ở từng địa phương tại Việt Nam, vì vậy nên xác nhận trước khi làm thủ tục chứng nhận Apostille.
３. Quy trình thủ tục và giấy tờ cần thiết
3.1 Quy trình chứng nhận Apostille
Thủ tục cần thực hiện sẽ khác nhau tùy theo loại giấy tờ. Đối với văn bản công, chỉ cần nộp đơn xin chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản là hoàn tất thủ tục. Trong khi đó, đối với văn bản tư, cần thực hiện tuần tự qua 3 bước sau: công chứng tại Văn phòng công chứng, xác nhận con dấu công chứng viên tại Cục Pháp vụ, và chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao.
＜Quy trình để được chứng nhận Apostille＞
⚡ Dịch vụ một cửa
Đây là dịch vụ cho phép gộp toàn bộ các bước tại Văn phòng công chứng, Cục Pháp vụ và Bộ Ngoại giao vào một lần làm việc tại Văn phòng công chứng. Sử dụng dịch vụ này giúp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện thủ tục.
Hiện tại, các khu vực có thể sử dụng dịch vụ một cửa như sau (tính đến tháng 9 năm 2026)
Hokkaido (khu vực quản lý của Cục Pháp vụ Sapporo), tỉnh Miyagi, thủ đô Tokyo, tỉnh Kanagawa, tỉnh Shizuoka, tỉnh Aichi, phủ Osaka, tỉnh Fukuoka
※ Để biết khu vực áp dụng mới nhất, vui lòng tham khảo trang web của Bộ Ngoại giao Nhật Bản được ghi ở cuối bài viết này.
3.2 Giấy tờ cần thiết và chi phí
Giấy tờ cần thiết và chi phí cho việc chứng nhận Apostille sẽ khác nhau giữa văn bản công và văn bản tư. Nội dung chính như sau.
Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung bản dịch, do đó cần xác nhận riêng với cơ quan tiếp nhận về việc có cần bản dịch tiếng Việt hay không và phương thức công chứng bản dịch cần thiết. Ngoài ra, về nguyên tắc, sau khi đã được chứng nhận Apostille, việc chỉ đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để thực hiện thủ tục dịch thuật là không được dự kiến áp dụng. Đối với việc dịch sang tiếng Việt, cần tự thực hiện hoặc nhờ đến dịch vụ của công ty dịch thuật.
4. Các câu hỏi thường gặp
Q：Chuyển văn bản công thành văn bản tư là gì? Lợi ích của việc này là gì?
A：Khi xin chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao, nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì sẽ mất thời gian gửi và nhận lại hồ sơ, do đó thời gian hoàn tất thủ tục sẽ kéo dài.
Mặt khác, nếu không có thời gian đến trực tiếp quầy tiếp nhận của Bộ Ngoại giao, có thể đính kèm bản tuyên bố vào văn bản công và công chứng như một văn bản tư. Với cách này, có thể sử dụng Văn phòng công chứng có hỗ trợ dịch vụ một cửa để thực hiện gộp các thủ tục cần thiết tại Văn phòng công chứng, Cục Pháp vụ và Bộ Ngoại giao. Nhờ đó, có thể xử lý nhiều giấy tờ theo cùng một quy trình, và trong trường hợp nhanh nhất có thể hoàn tất chỉ trong 1 ngày.
※Bản thân việc chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao không phát sinh phí. Tuy nhiên, trường hợp đính kèm bản tuyên bố vào văn bản công để công chứng như văn bản tư thì sẽ phát sinh phí tại Văn phòng công chứng như đối với văn bản tư.
Q：Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ?
A1：Về trình tự chuẩn bị giấy tờ là bản gốc ⇒ bản tuyên bố ⇒ giấy ủy quyền, do đó cần lưu ý ghi ngày trên bản tuyên bố và giấy ủy quyền là ngày sau ngày phát hành hoặc ngày nhận bản gốc giấy tờ đã công chứng. Nếu ngày trên bản tuyên bố sớm hơn ngày phát hành bản gốc, nội dung sẽ bị coi là mâu thuẫn và không có hiệu lực. Trường hợp chưa chắc chắn, nên để trống ngày và điền trực tiếp trước mặt công chứng viên khi làm thủ tục công chứng để đảm bảo chính xác.
A2：Đối với văn bản công do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp, trước khi xin chứng nhận Apostille ở STEP 1 của quy trình nêu trên, cần đảm bảo tính toàn vẹn của giấy tờ. Cần lưu ý không tháo ghim khỏi bản gốc, không mở phong bì đựng phiếu lý lịch tư pháp, không đánh dấu bằng bút dạ quang, v.v. Nếu tính toàn vẹn của giấy tờ bị ảnh hưởng, giấy tờ đó có thể bị coi là không hợp lệ và phải xin cấp lại.
Tài liệu tham khảo
Bộ Ngoại giao Nhật Bản
・Thủ tục xác nhận con dấu cơ quan công quyền：https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000548.html
・Dịch vụ một cửa：https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html
Đại sứ quán Việt Nam
Thông báo về việc áp dụng chứng nhận Apostille thay thế hợp pháp hóa lãnh sự：https://vnembassy-jp.org/ja/
Văn bản pháp luật liên quan
DNghị định số 293/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026)
Các báo cáo liên quan
・Một số điểm mới trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP về thủ tục cấp GPLĐ cho NLĐNN
・Quy trình và những điểm lưu ý về giấy phép thành lập nhà hàng có vốn đầu tư nước ngoài (“nhà hàng FDI”)
