Phương án điều chỉnh tiền lương trong doanh nghiệp và một số lưu ý liên quan
2026/10/09
- I-GLOCAL.CO.,LTD. Ho Chi Minh City Office
- Nguyen Thi Thuy Nhi
Tóm tắt tổng quan
① Mục đích bài viết — Trong việc tối ưu hóa chi phí nhân sự, bài viết tập trung vào trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh tiền lương cho toàn bộ hoặc một nhóm người lao động nhất định, phân tích điều kiện, trình tự và lưu ý theo từng phương án (không đề cập điều chỉnh theo thỏa thuận riêng với từng cá nhân).
② Phương thức ghi nhận cơ cấu tiền lương — Theo Điều 90 và Điều 21 BLLĐ, tiền lương gồm mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Việc ghi nhận trong HĐLĐ chia thành “ghi nhận trực tiếp” và “ghi nhận dẫn chiếu” (dẫn chiếu sang văn bản khác), quyết định mức độ chủ động khi điều chỉnh. Việc điều chỉnh “mức lương” luôn cần sự đồng ý của NLĐ.
③ Trình tự điều chỉnh phụ cấp — Ghi nhận trực tiếp cần sự đồng thuận của NLĐ (Phụ lục HĐLĐ hoặc HĐLĐ mới, Điều 33). Ghi nhận dẫn chiếu: (a) dẫn chiếu TƯLĐTT phải qua toàn bộ quy trình thương lượng tập thể, biểu quyết trên 50% và thông báo cơ quan quản lý (Điều 76, 77, 82) — mức chủ động thấp; (b) dẫn chiếu Quy chế nội bộ hoặc NQLĐ cho mức chủ động cao hơn, nhưng sửa đổi NQLĐ phải đối thoại, tham khảo ý kiến và đăng ký lại đối với doanh nghiệp từ 10 NLĐ trở lên (Điều 118, 119).
④ Rủi ro khi chưa chuẩn bị đầy đủ — Điều chỉnh thiếu căn cứ pháp lý hoặc sai trình tự có thể dẫn đến rủi ro pháp lý: buộc khôi phục mức lương cũ, bồi hoàn phần thiếu hụt kèm lãi chậm trả, xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, và nghĩa vụ trợ cấp thôi việc khi NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ (Điều 35). Ngoài ra, thiếu minh bạch hoặc trao đổi có thể làm xấu quan hệ lao động, tăng tỷ lệ nghỉ việc và giảm năng suất.
⑤ Khuyến nghị — Nên thiết kế cơ cấu tiền lương hợp lý từ sớm để chủ động khi cần điều chỉnh. Dù không bắt buộc về pháp lý, doanh nghiệp nên thông báo trước mục đích, lý do và lộ trình, tổ chức giải thích trực tiếp, ghi nhận và phản hồi ý kiến NLĐ nhằm đạt sự đồng thuận và duy trì quan hệ lao động ổn định.
Mở đầu
Tối ưu hóa chi phí nhân sự, trong đó có quỹ tiền lương, đang trở thành một yêu cầu thực tiễn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế có nhiều biến động. Trong quá trình này, việc xem xét điều chỉnh tiền lương của người lao động là một vấn đề nhạy cảm, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng cả về mặt pháp lý lẫn thực tiễn triển khai, nhằm tránh các tranh chấp lao động hoặc rủi ro pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích một số phương án điều chỉnh tiền lương thường được áp dụng hiện nay, đồng thời làm rõ điều kiện và cách thức thực hiện đối với từng phương án.
Lưu ý rằng, bài viết này không đề cập đến trường hợp điều chỉnh tiền lương đối với từng cá nhân người lao động (thường trên cơ sở thỏa thuận riêng), mà tập trung vào trường hợp doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh đối với toàn bộ hoặc một nhóm người lao động nhất định.
1. Quy định về tiền lương và các phương thức ghi nhận cơ cấu tiền lương trên thực tế
Theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ), tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động (NLĐ) để thực hiện công việc theo thỏa thuận, bao gồm: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Điều 21 BLLĐ yêu cầu mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác phải được ghi nhận trong Hợp đồng lao động (HĐLĐ). Trên thực tế, có hai phương thức phổ biến để ghi nhận tiền lương trong HĐLĐ như sau:
(i) Ghi nhận trực tiếp: Toàn bộ mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác được liệt kê trực tiếp với số tiền hoặc tỷ lệ rõ ràng trong HĐLĐ.
(ii) Ghi nhận dẫn chiếu: HĐLĐ chỉ ghi nhận mức lương với số tiền cụ thể, còn phụ cấp và các khoản bổ sung khác được dẫn chiếu thực hiện theo các văn bản khác như: Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT), Nội quy lao động (NQLĐ) hoặc các Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Về nguyên tắc, mọi thay đổi đối với các nội dung đã xác lập trong HĐLĐ đều phải dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên. Vì vậy, đối với “mức lương”, do được ghi nhận cụ thể số tiền tại HĐLĐ ở cả 2 phương thức trên nên khi điều chỉnh, doanh nghiệp bắt buộc phải có sự đồng ý của NLĐ. Trong khi đó, đối với “phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác”, mức độ chủ động của doanh nghiệp trong việc điều chỉnh sẽ phụ thuộc vào cách thức ghi nhận các khoản này tại HĐLĐ. Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích trình tự thực hiện và các điểm cần lưu ý khi tiến hành điều chỉnh “phụ cấp, các khoản bổ sung khác” trong từng trường hợp cụ thể.
2. Phân tích các phương án điều chỉnh tiền lương (phụ cấp và các khoản bổ sung)
Việc xác định cơ sở pháp lý, trình tự thực hiện điều chỉnh tiền lương sẽ căn cứ vào phương thức ghi nhận cơ cấu lương, văn bản mà thành phần cơ cấu lương dẫn chiếu sang, cụ thể như sau:
2-1 Đối với phương thức ghi nhận trực tiếp trong HĐLĐ
Khi các loại phụ cấp và khoản bổ sung khác được quy định cụ thể về tên gọi và số tiền hoặc tỷ lệ rõ ràng ngay trong HĐLĐ, các nội dung này là một phần cam kết không thể tách rời giữa các bên. Theo đó, mọi sự điều chỉnh liên quan đến các khoản này bắt buộc phải đạt được sự đồng thuận của NLĐ và được xác lập thông qua việc ký kết Phụ lục HĐLĐ hoặc HĐLĐ mới theo quy định tại Điều 33 BLLĐ.
2-2 Đối với phương thức ghi nhận dẫn chiếu
Trong trường hợp một số hoặc toàn bộ các loại phụ cấp và các khoản bổ sung không được ghi cụ thể số tiền tại HĐLĐ, mà được dẫn chiếu sang các văn bản khác, cách thức triển khai và mức độ chủ động của doanh nghiệp trong việc điều chỉnh các khoản này có thể được phân loại theo 02 nhóm:
a. Nhóm văn bản đòi hỏi sự đồng thuận tập thể (Trường hợp dẫn chiếu đến Thỏa ước lao động tập thể – TƯLĐTT)
TƯLĐTT là kết quả của sự thương lượng và thống nhất giữa doanh nghiệp và tập thể NLĐ. Điều này có nghĩa là khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh các khoản cơ cấu tiền lương được dẫn chiếu đến TƯLĐTT, doanh nghiệp phải tiến hành toàn bộ quy trình từ thương lượng tập thể, lấy ý kiến của toàn thể NLĐ, và chỉ được ký kết khi có trên 50% lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành, sau đó thông báo với cơ quan quản lý lao động theo quy định tại Điều 76, 77 và 82 BLLĐ. Chúng tôi đánh giá, đây là nhóm có mức độ chủ động thấp và thời gian triển khai khá dài.
b. Nhóm văn bản mang tính chủ động quản trị (Trường hợp dẫn chiếu đến Quy chế nội bộ hoặc NQLĐ)
Đây là nhóm mang lại sự linh hoạt cũng như chủ động cao cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh tiền lương. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 63, Điều 104 và Điều 118 BLLĐ, để đảm bảo tính hợp pháp của quyết định điều chỉnh, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, trường hợp dẫn chiếu đến Quy chế nội bộ
Quy chế nội bộ trong trường hợp này thường bao gồm các văn bản như Quy chế tài chính, Quy chế tiền lương – tiền thưởng, Quy chế nhân sự hoặc các quy chế nội bộ tương đương có quy định về tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, các khoản bổ sung; đối tượng/ điều kiện/mức hưởng. Đối với các loại quy chế này, pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện quy trình đối thoại tại nơi làm việc hay tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi sửa đổi. Do đó, doanh nghiệp có tính chủ động cao hơn trong việc điều chỉnh nội dung quy chế để phù hợp với tình hình vận hành thực tế.
Thứ hai, trường hợp dẫn chiếu đến NQLĐ
Theo quy định tại Điều 118 BLLĐ, trước khi sửa đổi NQLĐ, doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên, nếu nội dung điều chỉnh nằm trong NQLĐ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký lại NQLĐ theo quy định tại Điều 119 BLLĐ sau khi hoàn tất việc sửa đổi. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với trường hợp sửa đổi Quy chế nội bộ. Ngoài ra, trên thực tế, việc ghi nhận các khoản phụ cấp trong NQLĐ là không phổ biến, do NQLĐ chủ yếu điều chỉnh các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, thay vì quy định về chế độ phúc lợi cho NLĐ.
3. Đánh giá tác động và rủi ro tuân thủ trong quá trình thực hiện
Việc điều chỉnh tiền lương không dựa trên căn cứ pháp lý vững chắc hoặc đảm bảo về mặt trình tự theo từng phương thức đã phân tích tại Mục 2 có thể dẫn đến hai nhóm rủi ro chính như sau:
Thứ nhất, khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro: (i) bị buộc khôi phục mức lương cũ nếu cơ quan có thẩm quyền xác định việc điều chỉnh vi phạm thỏa thuận trong HĐLĐ hoặc không đảm bảo trình tự bắt buộc; (ii) phải bồi hoàn toàn bộ phần thu nhập thiếu hụt kể từ thời điểm vi phạm, kèm lãi suất chậm trả theo quy định; (iii) bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt phụ thuộc vào tính chất vi phạm và số lượng NLĐ bị ảnh hưởng; và (iv) NLĐ thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ theo Điều 35 BLLĐ do không được trả lương đầy đủ hoặc đúng thỏa thuận, từ đó phát sinh thêm nghĩa vụ thanh toán trợ cấp thôi việc và các khoản liên quan.
Thứ hai, việc điều chỉnh tiền lương thiếu minh bạch hoặc thiếu sự trao đổi với NLĐ, dù không phải là nghĩa vụ pháp lý, vẫn tiềm ẩn rủi ro về quan hệ lao động. Cụ thể, khi NLĐ cảm nhận rằng chính sách lương bị áp đặt đơn phương, thiếu lý giải hoặc không được lắng nghe, niềm tin vào hệ thống quản trị của doanh nghiệp có thể suy giảm nhanh chóng. Điều này dễ dẫn đến tình trạng bất ổn tập thể, gia tăng tỷ lệ nghỉ việc hoặc giảm năng suất lao động, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện chính sách điều chỉnh.
Đối với các trường hợp pháp luật không bắt buộc tổ chức đối thoại, doanh nghiệp vẫn nên chủ động áp dụng các biện pháp quản trị nội bộ phù hợp, bao gồm: thông báo trước về lý do và lộ trình điều chỉnh lương; tổ chức buổi giải thích chính sách trực tiếp với NLĐ hoặc đại diện bộ phận; và ghi nhận, phản hồi chính thức ý kiến của NLĐ. Những bước này tuy không bắt buộc về mặt pháp lý nhưng đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự đồng thuận và ổn định quan hệ lao động trong suốt quá trình thay đổi chính sách tiền lương.
Kết luận
Từ những phân tích trên, có thể thấy rằng việc điều chỉnh tiền lương của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào quy định của pháp luật, mà còn chịu ảnh hưởng đáng kể từ cách thức thiết kế HĐLĐ và các quy chế nội bộ. Việc xây dựng cơ cấu tiền lương hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình điều chỉnh khi cần thiết.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, nếu các khoản phụ cấp không mang tính ổn định, điều này có thể tạo tâm lý bất an cho NLĐ, từ đó ảnh hưởng đến mức độ gắn bó và động lực làm việc. Do đó, bên cạnh việc chuẩn hóa hệ thống quy chế nội bộ và chuẩn bị đầy đủ cơ sở, quy trình trước khi thực hiện điều chỉnh, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến yếu tố truyền thông và quản trị kỳ vọng của NLĐ nhằm đảm bảo sự ổn định trong quan hệ lao động.
Văn bản tham khảo
・Bộ luật Lao động 2019
Các báo cáo liên quan
・Một số lưu ý khi người sử dụng lao động tạm giữ hoặc khấu trừ tiền lương của người lao động
