Bảo hiểm bắt buộc đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam ~ Những điểm doanh nghiệp cần nắm từ nghĩa vụ tham gia, chi phí và thủ tục hoàn trả tiền ~
2026/03/19
- I-GLOCAL.CO.,LTD Hanoi Office
- CFE
- Kiriko Kashima
Tóm tắt
① Theo Luật BHXH 2024 và Nghị định 219/2015/NĐ-CP, người lao động nước ngoài nhận lương từ công ty Việt Nam không còn được phép xin giấy phép lao động theo hình thức “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”. Vì vậy, số trường hợp phát sinh nghĩa vụ tham gia bảo hiểm bắt buộc tại Việt Nam ngày càng tăng.
② Tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc là 30% trên tiền lương tháng (doanh nghiệp đóng 20,5% / người lao động đóng 9,5%). Tuy nhiên, người lao động nước ngoài có thể hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần khi chấm dứt công việc tại Việt Nam, nhờ đó chi phí thực tế của doanh nghiệp có thể được giảm đáng kể.
③ Chế độ BHXH một lần chỉ được hưởng duy nhất một lần khi người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động và về nước. Mức hưởng được tính dựa trên thời gian đóng BHXH, và được chi trả vào tài khoản ngân hàng tại Việt Nam của người lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Lời mở đầu
Đối với các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, chế độ bảo hiểm bắt buộc không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tuyển dụng, quản lý chi phí nhân sự và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Việc có phải tham gia bảo hiểm bắt buộc hay không phụ thuộc vào hình thức làm việc của giấy phép lao động được cấp và loại hợp đồng lao động với pháp nhân tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu và nắm rõ quy định pháp luật liên quan.
Báo cáo này trình bày các trường hợp điển hình người nước ngoài phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, cơ cấu đóng bảo hiểm, và thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần khi kết thúc công việc tại Việt Nam.
1. Các trường hợp người nước ngoài phải tham gia bảo hiểm bắt buộc
1.1 Các loại bảo hiểm bắt buộc áp dụng cho người nước ngoài tại Việt Nam
Theo Luật BHXH 2024 (Luật số 41/2024/QH15) và Luật BHYT sửa đổi 2024 (Luật số 51/2024/QH15), người nước ngoài thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện dưới đây.
| ☑ Điều kiện tham gia bảo hiểm bắt buộc (người lao động nước ngoài) ✓ Có giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động) do Việt Nam cấp ✓ Có hợp đồng lao động với pháp nhân Việt Nam từ 12 tháng trở lên (hình thức làm việc trong giấy phép lao động là “thực hiện hợp đồng lao động”) ✓ Chưa đến tuổi nghỉ hưu tại thời điểm ký hợp đồng lao động (Tính đến năm 2026: nam 61 tuổi 6 tháng; nữ 57 tuổi |
Hệ thống bảo hiểm bắt buộc gồm ba loại, theo đó người nước ngoài phải đóng BHXH và BHYT và được miễn bảo hiểm thất nghiệp.
1.2 Hai trường hợp điển hình tham gia bảo hiểm bắt buộc
| Trường hợp 1: Người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp tại Việt Nam (tuyển dụng tại địa phương) |
| Người lao động nước ngoài được tuyển dụng trực tiếp và ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam, thì tương tự người lao động Việt Nam, phải tham gia bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật. |
| Trường hợp 2: Người lao động nước ngoài không đáp ứng điều kiện “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp” theo giấy phép lao động |
| Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực tháng 8 năm 2025) quy định về các hình thức cấp giấy phép lao động, hình thức làm việc “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp” đang được hiểu là toàn bộ lương và phụ cấp phải do công ty mẹ ở nước ngoài chi trả, pháp nhân tại Việt Nam không được trả lương cho người lao động. Do đó, việc ký hợp đồng lao động mang tính hình thức nhằm đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế như trước đây không còn phù hợp với hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Những chuyên gia nước ngoài nhận lương từ công ty Việt Nam phải xin giấy phép lao động theo hình thức ‘thực hiện hợp đồng lao động” và tham gia bảo hiểm bắt buộc đối với phần tiền lương do công ty Việt Nam chi trả.Checklist doanh nghiệp cần rà soát với trường hợp 2 Doanh nghiệp nên kiểm tra lại nghĩa vụ tham gia bảo hiểm bắt buộc nếu có một trong các dấu hiệu sau: □ Pháp nhân Việt Nam chịu một phần hoặc toàn bộ tiền lương của chuyên gia nước ngoài □ Tồn tại hợp đồng lao động giữa chuyên gia nước ngoài và pháp nhân Việt Nam □ Hình thức làm việc trên giấy phép lao động không phải là “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp Câu hỏi thường gặp A. Nếu về bản chất chi phí tiền lương do pháp nhân tại Việt Nam chịu, thì có thể bị xem xét không đáp ứng điều kiện của diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá thận trọng trước khi áp dụng mô hình này. |
Trên thực tế, số lượng doanh nghiệp thuộc Trường hợp 2 dự kiến sẽ tiếp tục tăng. Mặc dù tham gia bảo hiểm bắt buộc làm tăng chi phí nhân sự, nhưng xét từ góc độ giảm rủi ro tuân thủ trong thanh tra thuế, BHXH; cũng như minh bạch hóa hệ thống tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp vận hành ổn định.
２.Tỷ lệ đóng bảo hiểm và chi phí của doanh nghiệp
Cơ cấu và tỷ lệ đóng bảo hiểm
Đối với người lao động nước ngoài, bảo hiểm bắt buộc bao gồm bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, trong đó người sử dụng lao động và người lao động cùng đóng theo tỷ lệ do pháp luật quy định. Trong đó, BHXH tương đương chế độ hưu trí của Nhật Bản. Theo nguyên tắc chung, người lao động Việt Nam sẽ nhận lương hưu sau khi đủ điều kiện nghỉ hưu. Đối với người nước ngoài, khi kết thúc thời gian làm việc tại Việt Nam và rời khỏi Việt Nam, nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định, có thể nhận trước khoản bảo hiểm đã tích lũy bằng cách ‘rút BHXH một lần’. Nhờ đó, chi phí doanh nghiệp thực tế được giảm đáng kể.
Mức trần tiền lương tính đóng BHXH là 20 lần mức lương cơ sở của cán bộ, công chức, hiện là 46.800.000 VND/tháng. Bảng dưới đây thể hiện tỷ lệ đóng và chi phí ròng (net cost) của doanh nghiệp (sau khi hưởng BHXH một lần) tại mức trần.
| BHXH | BHYT | Tổng / Tháng | % Năm | Số tiền năm (VND) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp đóng | 17.5% | 3.0% | 20.5% | 246% | 115,128,000 |
| Người lao động đóng | 8.0% | 1.5% | 9.5% | 114% | 53,352,000 |
| Tổng cộng | 25.5% | 4.5% | 30% | 360% | 168,480,000 |
| Khoản hưởng BHXH một lần | — | — | — | ▲ 200% | ▲ 93,600,000 |
| Chi phí ròng của doanh nghiệp | — | — | — | 160% | 74,880,000 |
| ☑ Lưu ý ✓ ‘Khoản hưởng BHXH một lần’ là khoản hoàn trả 2 tháng tiền lương làm căn cứ đóng cho mỗi năm tham gia (tham khảo Chương 3). Trong bảng trên, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm trong 1 tháng được coi là 100%, vì vậy 2 tháng tương đương 200% khi quy đổi theo năm. ✓ Đối với Trường hợp 2 nêu tại Chương 1 (chuyên gia nhận lương từ pháp nhân tại Việt Nam), trong thực tế doanh nghiệp để đảm bảo mức lương thực nhận cho chuyên gia, doanh nghiệp thường đóng thay cả phần nghĩa vụ của người sử dụng lao động và phần nghĩa vụ của người lao động. |
Bảo hiểm bắt buộc không chỉ đơn thuần là một khoản chi phí mà có thể được coi là một khoản chi có thể thu hồi một phần thông qua chế độ hưởng bảo hiểm xã hội một lần. Nếu doanh nghiệp hiểu rõ cơ chế và xây dựng chính sách nhân sự phù hợp, có thể làm giảm đáng kể chi phí thực tế phải chịu so với dự kiến ban đầu.
３. Tổng quan về chế độ BHXH một lần và lưu ý trên thực tiễn
3.1 Điều kiện hưởng BHXH một lần
Theo Luật BHXH 2024 và các văn bản liên quan, người nước ngoài có thể yêu cầu rút BHXH một lần nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
| Điều kiện hưởng |
| ① Đủ tuổi hưởng lương hưu mà chưa đủ 15 năm đóng BHXH ② Đủ điều kiện hưởng lương hưu nhưng không tiếp tục cư trú tại Việt Nam ③ Chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam trước tuổi nghỉ hưu ※Lưu ý: trên đây là các trường hợp phổ biến nhất đối với người lao động nước ngoài |
| ☑ Lưu ý ✓ Mỗi người chỉ được hưởng bảo hiểm xã hội một lần duy nhất. Vì vậy, nếu người lao động dự kiến tiếp tục làm việc tại Việt Nam hoặc chuyển sang doanh nghiệp khác, thì nên chỉ thực hiện thủ tục khi rời Việt Nam lần cuối. ✓ Bảo hiểm xã hội bao gồm nhiều chế độ như ‘hưu trí’, ‘ốm đau’, ‘tai nạn lao động’. Tuy nhiên, chế độ BHXH một lần chỉ áp dụng cho phần hưu trí, bắt đầu đóng từ năm 2022. Do đó, chỉ thời gian làm việc từ năm 2022 trở đi mới được tính khi hưởng bảo hiểm xã hội một lần. |
3.2 Cách tính mức hưởng BHXH một lần
Mức hưởng được tính dựa trên tổng số tiền đã đóng và thời gian đóng BHXH, cụ thể như sau:
| Thời gian đóng BHXH | Công thức tính |
|---|---|
| Từ 1 năm trở lên |
Mức lương bình quân(*) × 2 tháng × Số năm đóng BHXH Ví dụ khi đóng 2 năm và mức lương đóng BHXH ở mức trần: |
| Dưới 1 năm |
Mức lương bình quân(*) × Số tháng đóng BHXH (không quá 2 tháng) * Nếu thời gian làm việc từ 2 tháng đến dưới 12 tháng, mức hưởng tối đa là 2 tháng lương
|
(*) Mức bình quân tiền lương = (Tổng số tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của các tháng đóng BHXH/ Tổng số tháng đóng BHXH (Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư Số 12/2025/TT-BNV)
| ☑ Lưu ý ✓ Trong trường hợp thời gian đóng từ 1 năm trở lên và có số tháng lẻ (ví dụ ‘2 năm 3 tháng’). Theo Thông tư cũ (Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, Điều 19, Khoản 4), cách làm tròn thời gian đóng được quy định như sau: ・Từ 1 đến 6 tháng: tính là 0,5 năm ・Từ 7 đến 12 tháng: tính là 1 năm (ví dụ: 2 năm 4 tháng → ‘2,5 năm’; 3 năm 9 tháng → ‘4 năm’) ✓ Mặc dù quy định mới nhất (Thông tư 12/2025/TT-BNV) không còn điều khoản này nhưng trên thực tế cách tính này vẫn được áp dụng. Vì vậy doanh nghiệp nên xác nhận trước với cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. |
3.3 Một số điểm trên thực tiễn doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý
Về nguyên tắc, hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần chỉ có thể được chuẩn bị sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Tuy nhiên, nếu xử lý sau khi người lao động đã rời Việt Nam, việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục có thể mất nhiều thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các bước cần thiết trước khi người lao động về nước.
<Danh sách việc cần làm trước khi về nước>
| 2 tháng trước khi về nước | 1 tháng trước khi về nước | Sau khi về nước (chấm dứt hợp đồng lao động) |
|---|---|---|
| ✓ Kiểm tra, xác nhận điều kiện hưởng ✓ Ước tính số tiền được nhận |
✓ Chuẩn bị hồ sơ cần thiết ✓ Đảm bảo có tài khoản ngân hàng tại Việt Nam để nhận tiền ✓ Lập và công chứng giấy ủy quyền |
✓ Nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền ✓ Nhận tiền vào tài khoản ngân hàng tại Việt Nam ✓ Chuyển tiền ra nước ngoài |
Dưới đây tổng hợp các vấn đề thường phát sinh đối với cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.
<Các vấn đề thường gặp trong thực tiễn>
|
🏢 A
Khi doanh nghiệp đã đóng thay phần bảo hiểm của người lao động ✓ Quyền nhận tiền BHXH một lần thuộc về cá nhân người lao động nước ngoài
✓ Nếu cá nhân hoàn trả lại cho doanh nghiệp, nên lập, lưu trữ thỏa thuận bằng văn bản để làm chứng từ. ✓ Nếu doanh nghiệp nhận lại khoản tiền này, có thể phát sinh rủi ro bị coi là thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. |
👥 B
Nhận tiền BHXH một lần ✓ Tiền chỉ được nhận qua tài khoản ngân hàng trong nước tại Việt Nam.
✓ Nếu người nước ngoài muốn đóng tài khoản ngân hàng để nhận tiền tại Việt Nam trước khi về nước, cần xác nhận trước cách xử lý với ngân hàng giao dịch. ✓ Nếu người nước ngoài đã xuất cảnh và đóng tài khoản trong nước, có thể cân nhắc việc ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ và nhận tiền. |
|
📄 C
Thủ tục ủy quyền ✓ Giấy ủy quyền phải được lập bằng tiếng Việt và cần công chứng chữ ký của người nước ngoài.
Two notarization options:
1) Tại phòng công chứng ở Việt Nam: khoảng 1 ngày / chi phí thấp 2) Chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam sau khi xuất cảnh: khoảng 1 tuần / chi phí cao ⚠️ Khuyến nghị hoàn tất công chứng tại Việt Nam trước khi về nước. |
🏷️ D
Chuyển tiền BHXH một lần ra nước ngoài ✓ Theo quy định quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, khi chuyển tiền ra nước ngoài cần cung cấp bằng chứng về mục đích chuyển tiền.
✓ Do các ngân hàng phía nhận (ví dụ: ngân hàng tại Nhật Bản) cũng tăng cường kiểm soát chống rửa tiền, nên người nhận tiền nên thông báo trước cho ngân hàng. ✓ Hồ sơ yêu cầu khác nhau tùy theo quy định nội bộ của từng ngân hàng Việt Nam do đó cần xác nhận trước. |
Kết luận
Việc hiểu đúng toàn bộ quy trình — từ xác định nghĩa vụ tham gia, tính toán chi phí đến nộp hồ sơ hưởng BHXH một lần — là bước quan trọng để quản lý hiệu quả trong việc sử dụng lao động nước ngoài. Thay vì coi chi phí bảo hiểm tham gia xã hội là chi phí thuần túy, doanh nghiệp cần hiểu mức gánh nặng thực tế có tính đến chế độ BHXH một lần và chủ động tận dụng chế độ này như một công cụ quản lý rủi ro mặt tuân thủ. Việc liên tục cập nhật xu hướng thay đổi quy định và phản ánh trong cơ chế nhân sự của doanh nghiệp là điều không thể thiếu trong thời gian tới.
Liên hệ
I-GLOCAL CO., LTD.
https://www.i-glocal.com/
info@i-glocal.com
Văn phòng TP. Hồ Chí Minh: +84-28-3827-8096
Văn phòng Hà Nội: +84-24-2220-0334
