Một số phương án cắt giảm nhân sự của người sử dụng lao động
2025/07/23
- Nguyen Hong Thuan
Cắt giảm nhân sự là một trong những biện pháp mà người sử dụng lao động (NSDLĐ) thường áp dụng nhằm tối ưu bộ máy hoạt động, giảm thiểu chi phí hoặc thích ứng với những biến động của thị trường. Tuy nhiên, NSDLĐ không thể thực hiện cắt giảm nhân sự một cách tùy tiện mà phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật Việt Nam. Nếu không thực hiện đúng quy định, NSDLĐ có thể đối mặt với các hệ quả pháp lý như bị khiếu nại, kiện tụng hoặc phải bồi thường cho NLĐ cũng như bị xử lý vi phạm bởi cơ quan nhà nước. Vì vậy, trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích một số phương án cắt giảm nhân sự phổ biến và những vấn đề mà NSDLĐ cần lưu ý khi áp dụng trên thực tế.
1. Cắt giảm nhân sự là gì?
Cắt giảm nhân sự (layoff) được hiểu quá trình NSDLĐ chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) với một hoặc nhiều nhân viên vì các lý do khách quan, thay vì do lỗi của NLĐ. Đây là một biện pháp quản lý nhân sự thường được áp dụng trong những trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức. Cắt giảm nhân sự được xem là một trong những biện pháp cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp trong những tình huống như thiếu đơn hàng, mất khách hàng lớn, suy thoái kinh tế, lạm phát, và nhu cầu tiêu dùng giảm, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính. Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu tăng cao buộc doanh nghiệp phải tối ưu nhân sự để cắt giảm chi phí. Ngoài ra, sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là AI và tự động hóa, cũng làm giảm nhu cầu về nhân sự tăng lên trong thời gian gần đây.
2. Một số phương án để cắt giảm nhân sự:
2.1. Không tái ký hợp đồng lao động:
Không tái ký HĐLĐ là một trong những phương án chấm dứt quan hệ lao động theo khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ), áp dụng đối với NLĐ đang ký hợp đồng xác định thời hạn. Khi hợp đồng hết hạn mà NSDLĐ không ký kết mới, quan hệ lao động sẽ tự động chấm dứt mà không cần thêm thủ tục phức tạp. Tuy nhiên, phương án này không thể áp dụng đối với NLĐ đang là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ.
So với các hình thức chấm dứt hợp đồng khác, đây là phương án đơn giản, an toàn và tiết kiệm chi phí, do hợp đồng hết hạn là trường hợp chấm dứt đương nhiên theo quy định pháp luật, không phát sinh nghĩa vụ bồi thường. Tuy nhiên, NSDLĐ cần thực hiện đầy đủ các thủ tục và trách nhiệm khi chấm dứt HĐLĐ như (i) NSDLĐ phải thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt hợp đồng do hết hạn; (ii) Thanh toán các quyền lợi cho NLĐ như tiền lương tính đến ngày làm việc cuối cùng của NLĐ, trợ cấp thôi việc nếu NLĐ đáp ứng đủ điều kiện hưởng, v.v.
Để có thể tiến hành phương án này, NSDLĐ cần rà soát danh sách NLĐ sắp hết hạn hợp đồng để từ đó có kế hoạch cắt giảm nhân sự phù hợp.
2.2. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động:
Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ là một trong những phương án chấm dứt quan hệ lao động quy định tại khoản 3 Điều 34 BLLĐ, được thực hiện khi cả NSDLĐ và NLĐ cùng đồng ý chấm dứt hợp đồng. Khác với việc không tái ký hợp đồng, phương án này áp dụng cho cả hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn. NSDLĐ không thể tự đơn phương chấm dứt hợp đồng theo phương án này nếu NLĐ không đồng ý. Do đó, trên thực tế, để đạt được thỏa thuận, NSDLĐ thường đề xuất các hỗ trợ tài chính hoặc lợi ích khác ngoài quy định pháp luật như 1-2 tháng tiền lương để nhận được sự đồng ý từ NLĐ.
Về mặt pháp lý, đây là phương án an toàn, giúp giảm thiểu nguy cơ tranh chấp vì việc chấm dứt HĐLĐ này đến từ sự đồng thuận của hai bên. Tuy nhiên, NSDLĐ cần thực hiện đầy đủ các thủ tục theo Điều 45 và Điều 46 BLLĐ để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ như đã trình bài ở Phần 2.1.
Để thực hiện phương án này hiệu quả, NSDLĐ cần xác định rõ đối tượng phù hợp, xây dựng phương án thương lượng và các chính sách hỗ trợ tài chính hợp lý và đảm bảo hoàn tất đầy đủ thủ tục pháp lý để tránh tranh chấp sau này.
2.3. Chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ:
Chấm dứt HĐLĐ do thay đổi cơ cấu, công nghệ là trường hợp chấm dứt quan hệ lao động theo khoản 11 Điều 34 và khoản 1 Điều 42 BLLĐ. Phương án này được áp dụng khi NSDLĐ thuộc vào các trường hợp như (i) có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lại lao động, ví dụ như việc giải thể, chấm dứt hoạt động một hoặc một số phòng/ban/bộ phận, dẫn đến việc làm của NLĐ không còn tồn tại; (ii) thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh; (iii) thay đổi cơ cấu sản phẩm. Để đảm bảo tính cơ sở của việc chấm dứt HĐLĐ, NSDLĐ phải có căn cứ rõ ràng và các tài liệu chứng minh NSDLĐ thuộc một trong các trường hợp được nêu trên. Nếu không đáp ứng các điều kiện về căn cứ chấm dứt HĐLĐ, việc chấm dứt hợp đồng có thể bị xem là trái pháp luật.
So với các phương án khác, việc chấm dứt hợp đồng do thay đổi cơ cấu, công nghệ có thủ tục phức tạp, kéo dài và tiềm ẩn rủi ro tranh chấp. Theo Điều 42, 44, 45, 47 BLLĐ, NSDLĐ phải thực hiện nhiều thủ tục như:
・Xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động nếu việc chấm dứt HĐLĐ do thay đổi cơ cấu, công nghệ làm ảnh hưởng đến công việc của nhiều NLĐ;
・Trao đổi với tổ chức đại diện NLĐ (nếu có) và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc chấm dứt hợp đồng;
・Chi trả trợ cấp mất việc làm cho NLĐ nếu NLĐ đủ điều kiện hưởng tại Điều 47 BLLĐ;
・Thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ; v.v.
Để thực hiện phương án này hiệu quả, NSDLĐ xây dựng kế hoạch rõ ràng, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro tranh chấp với NLĐ.
2.4. Chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do kinh tế:
Chấm dứt HĐLĐ vì lý do kinh tế là phương án chấm dứt quan hệ lao động theo khoản 11 Điều 34 và khoản 2 Điều 42 BLLĐ. Phương án này áp dụng khi doanh nghiệp gặp suy thoái kinh tế, khủng hoảng tài chính hoặc phải tái cơ cấu do chính sách, pháp luật Nhà nước ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc chứng minh NSDLĐ bị khủng hoảng tài chính là cực kỳ khó khăn vì không có quy định hướng dẫn rõ ràng. Do đó, việc chấm dứt HĐLĐ vì lý do kinh tế tồn tại rủi ro khiếu nại, kiện tụng từ NLĐ. So với các phương án khác, thủ tục chấm dứt hợp đồng vì lý do kinh tế được đánh giá là phức tạp, kéo dài và tiềm ẩn rủi ro tranh chấp. Theo Điều 42, 44, 45, 47 và 63 BLLĐ, NSDLĐ cần:
・Chứng minh có sự khủng hoảng và suy thoái kinh tế. Trên thực tế, một số doanh nghiệp chứng minh bằng báo cáo tài chính, thống kê về doanh thu, lợi nhuận sụt giảm hoặc các chính sách kinh tế, pháp luật mới ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, v.v.
・Xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động, xác định số lượng lao động tiếp tục làm việc, số lao động bị chấm dứt hợp đồng, các biện pháp hỗ trợ và nguồn tài chính để thực hiện phương án;
・Trao đổi với tổ chức đại diện NLĐ (nếu có) và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc chấm dứt HĐLĐ;
・Chi trả trợ cấp mất việc làm nếu NLĐ đủ điều kiện hưởng tại Điều 47, BLLĐ;
・Thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ.
Tương tự như phương án 2.3, NSDLĐ cũng cần xây dựng kế hoạch rõ ràng, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro tranh chấp với NLĐ.
3. Đánh giá chung các phương án:
Việc không tái ký hợp đồng là giải pháp đơn giản, ít tranh chấp nhưng chỉ áp dụng giới hạn cho hợp đồng lao động xác định thời hạn. Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ mang tính linh hoạt hơn, song phụ thuộc vào sự đồng ý của NLĐ, đồng thời có thể phát sinh các chi phí tài chính cho doanh nghiệp. Trong khi đó, chấm dứt hợp đồng do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế có cơ sở pháp lý nhưng thủ tục phức tạp, kéo dài và tiềm ẩn rủi ro cao nếu NSDLĐ không tuân thủ đầy đủ quy định. Tuy nhiên, NSDLĐ sẽ có quyền chủ động hơn trong việc thực phương án chấm dứt hợp đồng do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế mà không phụ thuộc nhiều từ phía NLĐ. Nhìn chung, mỗi phương án cắt giảm nhân sự đều có ưu và nhược điểm riêng, đòi hỏi NSDLĐ phải cân nhắc kỹ lưỡng và có sự linh hoạt trong việc áp dụng các phương án khi xây dựng và tiến hành quá trình cắt giảm lao động.
4. Kết luận:
Cắt giảm nhân sự là một quyết định quan trọng, tác động trực tiếp đến lợi ích NLĐ – bên được xem là bên yếu thế hơn trong mối quan hệ lao động. Do đó, quá trình này cần được thực hiện một cách cẩn trọng, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp và đảm bảo quyền lợi cho NLĐ. NSDLĐ nên cân nhắc lựa chọn kỹ lưỡng hoặc kết hợp giữa các phương án để quá trình cắt giảm nhân sự được thực hiện hiệu quả và thuận lợi. Quan trọng hơn, sự minh bạch, công bằng và đối thoại với NLĐ sẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực, góp phần duy trì sự ổn định và uy tín của doanh nghiệp trong dài hạn.
Văn bản tham khảo:
Bộ Luật lao động 2019
