Những điểm lưu ý khi xây dựng và thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc
2025/01/18
- Tran Thi Thu Huyen
Mở đầu
Để đảm bảo sự bình đẳng, dân chủ trong mối quan hệ giữa NLĐ và NLĐSDLĐ, pháp luật lao động đặt ra một số nghĩa vụ của NSDLĐ, trong đó có nghĩa vụ xây dựng và thực hiện Quy chế dân chủ tại nơi làm việc. Quy chế dân chủ là văn bản quy định về quyền, trách nhiệm của người sử dụng lao động, Công đoàn cơ sở (nếu có), người lao động đối với những nội dung người lao động được biết, được tham gia ý kiến, được quyết định và được kiểm tra, giám sát. Mặc dù là một trong những văn bản NSDLĐ phải xây dựng, thực tế quy chế dân chủ chưa được chú trọng xây dựng, thực hiện như Nội quy lao động. Nhằm giúp các NSDLĐ hiểu rõ hơn về quy định này để tuân thủ, trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ trình bày về tính cần thiết phải ban hành quy chế dân chủ, nội dung quy chế cũng như cách thức thực hiện và một số lưu ý.
1. Tổng quan quy định về nghĩa vụ ban hành quy chế dân chủ
1.1. Trách nhiệm ban hành:
Theo quy định tại Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020, người sử dụng lao động (Công ty/ VPDD Thương nhận nước ngoài) có sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành và phổ biến công khai tới người lao động quy chế dân chủ. Quy chế dân chủ là cơ sở để NSDLĐ tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và thực hiện dân chủ ở cơ sở. Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành.
Khác với Nội quy lao động hay Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế dân chủ sau khi ban hành không cần phải đăng ký/ gửi tới cơ quan quản lý lao động.
Lưu ý rằng khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế dân chủ, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) để hoàn thiện và ban hành.
1.2. Tính cần thiết của việc ban hành quy chế dân chủ
(i) Rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính
Theo quy định tại Nghị định 12/2022, NSDLĐ có hành vi không ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
(ii) Ảnh hưởng đến một số thủ tục lao động khác
Ngoài ra, theo kinh nghiệm của chúng tôi, việc không có quy chế dân chủ dẫn đến có thể sẽ ảnh hưởng đến một số thủ tục lao động khác, ví dụ:
+ Đăng ký nội quy lao động:
Theo quy định, NSDLĐ phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc khi xây dựng, sửa đổi NQLĐ.
Mặc dù không có quy định yêu cầu nhưng trên thực tế, một số cơ quan lao động địa phương yêu cầu NSDLĐ nộp kèm biên bản họp đối thoại tại nơi làm việc và quy chế dân chủ để kiểm tra thêm.
Khi đó, nếu không có quy chế dân chủ, NSDLĐ không có cơ sở để tổ chức đối thoại để lấy ý kiến NLĐ cũng như có rủi ro không hoàn tất được thủ tục đăng ký NQLĐ.
+Tạm đình chỉ công việc NLĐ
Theo quy định, NSDLĐ phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc khi tiến hành tạm đình chỉ công việc NLĐ để xác minh về hành vi xử lý kỷ luật lao động.
Khi đó, nếu không có quy chế dân chủ, NSDLĐ không có cơ sở tổ chức đối thoại, dẫn đến quyết định tạm đình chỉ công việc NLĐ có rủi ro bị xem là không có hiệu lực.
2. Nội dung của quy chế dân chủ
Dưới đây, chúng tôi tổng hợp các nội dung chính của quy chế dân chủ theo quy định mới của Bộ luật lao động 2019.
+ NSDLD phải công khai: tình hình sản xuất, kinh doanh, thang lương, quy chế và các quy định liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động.
Đối với nội dung tình hình sản xuất, kinh doanh, tùy thuộc vào quyết định của NSDLĐ, mức độ thông tin được công khai tổng quan hay chi tiết đến NLĐ.
+ NLD được tham gia ý kiến: Người lao động có quyền tham gia ý kiến về việc xây dựng, sửa đổi nội quy, quy chế, các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc.
Hiện tại, không có quy định về yêu cầu tỷ lệ đồng thuận của NLĐ đối với các nội dung được quyền tham gia ý kiến; do đó, chúng tôi cho rằng kể cả với tỷ lệ đồng thuận của NLĐ là không đạt 100%, Công ty vẫn có quyền ban hành các quy định, quy chế hay các giải pháp nêu trên và triển khai áp dụng.
Tuy nhiên, về mặt thực tế, trong thủ tục đăng ký NQLĐ, một số cơ quan quản lý lao động (ví dụ như BQL các KCN Bình Dương) có quan điểm yêu cầu NQLĐ phải được sự chấp thuận 100% từ phía NLĐ tham gia ý kiến trong đối thoại; trường hợp không đạt 100%, cơ quan lao động yêu cầu NSDLĐ tiếp tục tổ chức đối thoại.
+ NLD được quyết định: Người lao động có quyền quyết định trong các vấn đề như ký kết, sửa đổi hợp đồng lao động, gia nhập tổ chức đại diện và tham gia đình công.
+ NLD được kiểm tra, giám sát: Người lao động có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, và các quy định liên quan đến quyền lợi của mình.
Trong đó, các thông tin được NSDLD công khai qua bộ phận, bản tin nội bộ, niêm yết công khai.
NLD được tham gia ý kiến qua đối thoại, hòm thư góp ý, và các cuộc họp; quyết định được thực hiện qua tự quyết định và biểu quyết; kiểm tra, giám sát qua phản ánh, khiếu nại theo quy định pháp luật.
3. Hình thức thực hiện quy chế dân chủ
Hiện tại, việc thực hiện quy chế dân chủ được thông qua hình thức tổ chức hội nghị người lao động. Tuy nhiên, bên cạnh đó, quy định Luật lao động cũng đặt ra nghĩa vụ tổ chức Đối thoại tại nơi làm việc định kỳ.
Sau đây, chúng tôi sẽ phân biệt một số điểm khác nhau về 2 hình thức này.
| Tiêu chí | Đối thoại tại nơi làm việc | Hội nghị NLD |
| Mục đích | Tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi. | Thực hiện dân chủ tại nơi làm việc |
| Tần suất | Định kỳ ít nhất 01 năm một lần hoặc đột xuất khi cần thiết. | Tổ chức hằng năm |
| Điều kiện tiến hành | Chỉ khi bên phía NSDLD có sự tham gia của NDDTPL hoặc người được ủy quyền; bên phía NLD có sự tham gia của trên 70% tổng số thành viên đại diện | Theo quy chế dân chủ |
| Thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức, thành phần tham dự | Do 2 bên sắp xếp và theo quy chế dân chủ | Theo quy chế dân chủ |
| Chế tài khi vi phạm | phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồngnếu không tổ chức | phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 nếu không tổ chức |
Kết luận
Gần đây, thanh tra lao động cũng đã tăng cường kiểm tra việc thực hiện Quy chế dân chủ, vì vậy các NSDLĐ cần chú trọng thực hiện đầy đủ các quy định liên quan. Việc ban hành và thực hiện quy chế dân chủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng không chỉ góp phần bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Văn bản Luật tham khảo:
・Bộ luật lao động 2019
・Nghị định 145/2020/NĐ-CP
・Nghị định 12/2022/NĐ-CP
