Chủ đề: Những lưu ý đối với trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của Người lao động
2026/07/09
- I-GLOCAL.CO.,LTD ハノイ事務所
- Nguyen Thi Thu Hien
Tóm tắt điều hành
① Khái quát — Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo là nội dung bắt buộc của Hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62 BLLĐ 2019, phát sinh khi NLĐ không tuân thủ thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo.
② Khi nào phát sinh trách nhiệm — Chỉ phát sinh khi NLĐ (1) đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật, hoặc (2) chấm dứt đúng luật nhưng vi phạm cam kết trong Hợp đồng đào tạo nghề; do Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 (hiệu lực 01/01/2026) đã loại bỏ quy định cũ, trách nhiệm nay phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.
③ Chứng minh nội dung đào tạo — NSDLĐ phải chứng minh thực sự có hoạt động nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại liên quan đến vị trí công việc; hoạt động chỉ mang tính tham quan, quan sát mà không có lịch trình, chương trình, tài liệu thì khó được công nhận.
④ Chi phí được hoàn trả — Chỉ giới hạn ở chi phí đào tạo thực tế có chứng từ hợp lệ (chi phí người dạy, tài liệu, tiền lương và bảo hiểm của người học, chi phí đi lại/sinh hoạt khi đào tạo ở nước ngoài); khoản bồi thường do vi phạm cam kết ngoài chi phí thực tế thì khó đòi được.
⑤ Khuyến nghị cho doanh nghiệp — Doanh nghiệp nên quy định chặt chẽ Hợp đồng đào tạo nghề (nghề đào tạo, địa điểm/thời gian, thời hạn cam kết, điều kiện hoàn trả) và lưu trữ đầy đủ tài liệu, chứng từ liên quan để đề phòng tranh chấp.
Mở đầu:
Trong quá trình phát triển nguồn nhân lực, nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí để tổ chức các chương trình đào tạo cho người lao động. Tuy nhiên, khi người lao động chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cam kết làm việc, vấn đề nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo thường dễ phát sinh tranh chấp. Vì vậy, việc nắm rõ các điều kiện ràng buộc liên quan đến chi phí đào tạo là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Khái quát về Hợp đồng đào tạo nghề và thỏa thuận hoàn trả chi phí đào tạo
1-1 Hợp đồng đào tạo nghề
Theo Khoản 1 và 2 Điều 62 Bộ luật lao động 2019 (BLLĐ), có thể hiểu Hợp đồng đào tạo nghề là thỏa thuận ký kết giữa Người sử dụng lao động (NSDLĐ) và Người lao động (NLĐ) về việc đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài cho NLĐ từ kinh phí của NSDLĐ, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho NSDLĐ.
Có sự khác biệt giữa “Hợp đồng đào tạo nghề” về việc “đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề” quy định tại Điều 62 BLLĐ với việc “học nghề”, “tập nghề” quy định tại Điều 61 BLLĐ.
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ tập trung phân tích về Hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62 BLLĐ.
Khoản 2 Điều 62 BLLĐ quy định, Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau:
(a) Nghề đào tạo;
(b)Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo;
(c)Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo;
(d)Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;
(e)Trách nhiệm của người sử dụng lao động;
(F)Trách nhiệm của người lao động.
1-2 Thỏa thuận hoàn trả chi phí đào tạo
“Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo” là một nội dung bắt buộc trong Hợp đồng đào tạo nghề. Các bên sẽ quy định trong Hợp đồng các trường hợp NLĐ phải hoàn trả chi phí đào tạo và mức hoàn trả. Thông thường, NSDLĐ sẽ yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí đào tạo nếu NLĐ không đảm bảo tuân thủ thời hạn cam kết làm việc sau khi đào tạo.
２.Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của Người lao động
Trên thực tế, mặc dù ký kết Hợp đồng đào tạo nghề, NLĐ sẽ không dễ dàng đồng ý hoàn trả chi phí đào tạo. Trường hợp xảy ra tranh chấp, NSDLĐ cũng cần đảm bảo có đầy đủ căn cứ pháp lý cũng như tài liệu chứng minh để có thể yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí này.
Cụ thể, việc xác định NLĐ có trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo hay không sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:
2-1 Căn cứ pháp lý
Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của NLĐ có thể phát sinh trong những trường hợp sau:
（1）NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật
+ Theo Khoản 3 Điều 40 BLLĐ, một trong các nghĩa vụ của NLĐ khi đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật là phải hoàn trả cho NSDLĐ chi phí đào tạo theo quy định tại Điều 62 BLLĐ.
+ Điều 62 BLLĐ yêu cầu các bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề, trong đó có điều khoản về hoàn trả chi phí đào tạo (như đã đề cập ở mục 1).
・NLĐ có trách nhiệm phải hoàn trả chi phí đào tạo cho NSDLĐ nếu đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật và giữa các bên có ký Hợp đồng đào tạo nghề hợp lệ.
（2）NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ đúng pháp luật nhưng vi phạm cam kết theo Hợp đồng đào tạo
+ Pháp luật không quy định nghĩa vụ của NLĐ trong trường hợp đơn phương chấm dứt HĐLĐ đúng luật.
+ Theo Khoản 2 Điều 62 BLLĐ, trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo là một trong những nội dung chủ yếu của Hợp đồng đào tạo.
+ Trước đây theo Điều 61 Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014, NLĐ sau khi hoàn thành khóa đào tạo nghề phải làm việc cho Công ty theo cam kết trong Hợp đồng đào tạo, trường hợp không thực hiện đúng cam kết phải bồi hoàn chi phí đào tạo. Tuy nhiên, Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 (có hiệu lực từ 01/01/2026 thay thế Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014) đã loại bỏ quy định này.
・Có thể hiểu rằng trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của NLĐ như thế nào sẽ do hai bên tự thỏa thuận và ghi nhận trong Hợp đồng đào tạo. Trong trường hợp này, việc xác định NLĐ có phát sinh trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo hay không sẽ được căn cứ vào Hợp đồng đào tạo nghề.
2-2 Nội dung đào tạo
Để xác định trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo, trước hết NSDLĐ phải chứng minh được thực sự có hoạt động đào tạo nghề cho NLĐ. Nội dung đào tạo nghề phải nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại cho NLĐ.
Hiện nay, pháp luật Việt Nam không có quy định cụ thể thế nào là “đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề” hoặc “đào tạo lại”. Tuy nhiên, NSDLĐ có thể chứng minh vấn đề này thông qua các nội dung, tài liệu đào tạo có liên quan trực tiếp hoặc hỗ trợ cho vị trí công việc hiện tại của NLĐ. Ví dụ như NLĐ làm việc tại bộ phận Nhân sự được công ty cử đi tham gia khóa đào tạo về bảo hiểm, tiền lương, kỹ năng tuyển dụng,… Trường hợp này có thể xác định NLĐ được đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Mặt khác, các hoạt động đào tạo chỉ mang tính chất tham quan, quan sát mà không có cụ thể lịch trình, chương trình đào tạo, tài liệu,… sẽ khó để chứng minh là “đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề”, đặc biệt là trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
2-3 Chi phí đào tạo có thể được hoàn trả
Theo Khoản 3 Điều 62 BLLĐ, chi phí đào tạo được xác định là các khoản chi có chứng từ hợp lệ, bao gồm:
・Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành;
・Các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học;
・Chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo (nếu NLĐ đi đào tạo ở nước ngoài)
⇒NSDLĐ chỉ có thể yêu cầu NLĐ hoàn trả các chi phí nhằm hỗ trợ việc đào tạo và có chứng từ hợp lệ.
Lưu ý, trường hợp NSDLĐ quy định thêm nội dung trong Hợp đồng đào tạo nghề, theo đó yêu cầu NLĐ ngoài các chi phí đào tạo thực tế còn phải bồi thường một khoản tiền do vi phạm thời hạn cam kết làm việc, thì có khả năng không đòi được khoản tiền bồi thường này do không được pháp luật quy định cụ thể.
3.Một số lưu ý và khuyến nghị cho doanh nghiệp
3-1 Về Hợp đồng đào tạo nghề
Các điều khoản liên quan đến việc xác định trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của NLĐ nên được quy định cụ thể để các bên dễ áp dụng trên thực tế, bao gồm:
・Nghề đào tạo: Cần phải phù hợp với vị trí công việc mà NLĐ đang đảm nhiệm trên thực tế theo HĐLĐ.
・Địa điểm, thời gian đào tạo: Cần phải được ghi nhận cụ thể để thuận tiện cho việc xác định và chứng minh chi phí đào tạo hợp lệ. Trường hợp Hợp đồng dẫn chiếu đến Chương trình đào tạo thì doanh nghiệp đảm bảo Chương trình đào tạo có ghi cụ thể các thông tin này, đồng thời lưu lại đầy đủ tài liệu liên quan.
・Thời hạn cam kết phải làm việc sau đào tạo: Cần ghi rõ thời hạn NLĐ phải cam kết làm việc và xác định cụ thể thời điểm bắt đầu tính thời hạn đó. Ngoài ra, thời hạn cam kết làm việc cũng nên phù hợp với thời gian và mức độ chuyên sâu của chương trình đào tạo.
・Hoàn trả chi phí đào tạo: Quy định rõ trong trường hợp nào NLĐ phải hoàn trả chi phí đào tạo.
3-2 Về nội dung đào tạo nghề
Doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn nội dung đào tạo phù hợp với công việc thực tế của NLĐ, đồng thời lưu trữ đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan đến khóa đào tạo/chương trình đào tạo để có căn cứ chứng minh về nội dung đào tạo, địa điểm và thời gian đào tạo.
3-3 Về chi phí đào tạo
Doanh nghiệp cần đảm bảo các chi phí liên quan và nhằm hỗ trợ việc đào tạo cho NLĐ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về kế toán. Khi xác định các chi phí nào được tính là chi phí đào tạo, doanh nghiệp cũng cần đối chiếu với nội dung đào tạo, địa điểm và thời gian đào tạo.
Kết luận:
Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của NLĐ chỉ phát sinh khi các bên có ký Hợp đồng đào tạo nghề hợp lệ và NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật, hoặc đơn phương chấm dứt HĐLĐ đúng luật nhưng vi phạm cam kết nêu tại Hợp đồng đào tạo nghề. Đồng thời nội dung đào tạo phải phù hợp vị trí công việc và NLĐ chỉ có trách nhiệm hoàn trả các chi phí đào tạo thực tế có đầy đủ chứng từ. Vì vậy, để bảo vệ quyền lợi của mình, doanh nghiệp cần lưu ý quy định Hợp đồng đào tạo nghề chặt chẽ cũng như lưu trữ đầy đủ tài liệu, chứng từ liên quan đề phòng khi xảy ra tranh chấp.
Văn bản pháp luật
・Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2019;
・Luật Giáo dục nghề nghiệp số 124/2025/QH15 ban hành ngày 10/12/2025;
・Luật Giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13 ban hành ngày 27/11/2014;
・Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 12 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Các báo cáo liên quan
・Những điểm lưu ý khi NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật
