Thách thức và những lưu ý về chuyển đổi số trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp
2026/03/09
- Tran Ha My
Mở đầu
Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, song hành với các lợi ích về hiệu quả và chi phí, quá trình này cũng đặt ra nhiều thách thức pháp lý, đặc biệt trong bối cảnh các quy định liên quan đến quản lý lao động, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin liên tục được ban hành và hoàn thiện. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật để triển khai hiệu quả và bền vững. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung phân tích một số quy định đáng lưu ý, đồng thời làm rõ những vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai chuyển đổi số trong quản lý nhân sự.
1. Các vấn đề chuyển đổi số:
1.1 Nghĩa vụ đăng ký lao động và điều chỉnh thông tin đăng ký lao động:
Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm năm 2025 chính thức có hiệu lực và bổ sung quy định về nghĩa vụ đăng ký, cập nhật và điều chỉnh thông tin lao động của người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Theo đó, thông tin về người lao động (“NLĐ”) và NSDLĐ sẽ được thu thập, quản lý và kết nối trên nền tảng dữ liệu điện tử của cơ quan nhà nước. NLĐ có thể sử dụng thông tin của bản thân để thực hiện việc cung cấp, xuất trình khi NSDLĐ đề nghị. Đồng thời, NSDLĐ cũng được quyền khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu về NLĐ thuộc quyền quản lý, sử dụng.
Trong đó, việc thực hiện nghĩa vụ đăng ký, điều chỉnh thông tin lao động của nhóm người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp từ ngày 1/7/2026. Đây được xem là một trong những nội dung trọng tâm trong quá trình chuyển đổi số quản lý nhân sự. Tuy nhiên, việc triển khai nghĩa vụ này trong thực tiễn sẽ đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc tổ chức thu thập, quản lý và cập nhật dữ liệu nhân sự, cũng như bảo đảm tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan.
1.2. Hợp đồng lao động điện tử:
Hợp đồng lao động điện tử (“eContract”) là hợp đồng lao động được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Việc triển khai eContract là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là doanh nghiệp không bắt buộc phải giao kết, thực hiện eContract mà chỉ được khuyến khích sử dụng thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Theo đó, eContract đã được thừa nhận giá trị pháp lý tại Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023. Tuy nhiên, nhằm cụ thể hóa và phù hợp hơn với thực tiễn, Chính phủ đã ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026, qua đó tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý liên quan đến việc giao kết, thực hiện và quản lý nhà nước đối với eContract:
Thứ nhất, bên cạnh NSDLĐ và NLĐ, việc giao kết eContract có sự tham gia của một bên thứ ba cung cấp dịch vụ eContract, có vai trò thiết lập, lưu trữ và chứng thực thông điệp dữ liệu, nhưng không tham gia vào nội dung của hợp đồng.
Thứ hai, mỗi eContract hoặc hợp đồng lao động được chuyển từ văn bản giấy sang eContract sẽ được cấp một mã định danh riêng biệt (sau đây gọi là ID) và đăng tải trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử do cơ quan nhà nước quản lý, qua đó phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động và kết nối các hệ thống dữ liệu liên quan.
Thứ ba, quy định làm rõ thời điểm có hiệu lực của eContract là từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Quy định này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xác định quyền, nghĩa vụ của các bên và xử lý các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.
Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử theo các quy định nêu trên không chỉ đặt ra yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn gắn liền với việc tổ chức quy trình, lựa chọn nền tảng và quản lý dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp.
1.3. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động:
Việc thực hiện nghĩa vụ đăng ký lao động và triển khai eContract như đã phân tích tại Mục 1.1 và 1.2 kéo theo việc gia tăng đáng kể các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ và khai thác dữ liệu cá nhân của NLĐ trong môi trường điện tử. Trong bối cảnh dữ liệu được xử lý tập trung và kết nối qua nhiều hệ thống số, nguy cơ rò rỉ, truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích dữ liệu của NLĐ cũng theo đó gia tăng.
Do đó, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đồng thời đặt ra yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo đảm việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân đúng phạm vi, đúng mục đích theo quy định pháp luật, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp nhằm ngăn ngừa rủi ro xâm phạm dữ liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng về phân quyền truy cập, lưu trữ và bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân, cũng như tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức của NLĐ về quyền và nghĩa vụ liên quan trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của NLĐ, củng cố niềm tin, uy tín của doanh nghiệp.
2. Những thách thức và một số lưu ý cho doanh nghiệp:
Những quy định mới liên quan đến quản lý nhân sự như đăng ký lao động và triển khai eContract không chỉ đơn thuần là việc bổ sung các thủ tục hành chính, mà còn tác động trực tiếp chiến lược quản trị nguồn nhân lực và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là cơ hội cho các doanh nghiệp rà soát, chuẩn hóa và hoàn thiện toàn bộ thông tin nhân sự hiện có, nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và nhất quán. Bên cạnh những cơ hội, các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những khó khăn, thách thức đáng lưu ý như sau:
Thứ nhất, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý hồ sơ nhân sự bằng hồ sơ giấy, hoặc lưu trữ phân tán trên nhiều phần mềm khác nhau, thiếu tính đồng bộ. Việc chuyển đổi sang các hệ thống quản lý nhân sự số hóa và đáp ứng các yêu cầu cập nhật thông tin theo quy định mới có thể gặp khó khăn, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể về thời gian, nhân sự và nguồn lực.
Thứ hai, việc số hóa và lưu trữ toàn bộ thông tin trên một nền tảng dữ liệu tập trung làm gia tăng trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của NLĐ. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa xây dựng được hệ thống và quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân đầy đủ và hiệu quả, nguy cơ rò rỉ hoặc xử lý dữ liệu không đúng quy định có thể xảy ra, kéo theo các rủi ro pháp lý làm ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp.
Thứ ba, dữ liệu lao động được đăng ký, cập nhật và kết nối trên các hệ thống điện tử do cơ quan nhà nước quản lý sẽ có tính minh bạch cao và luôn sẵn sàng phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Điều này đặt ra thách thức lớn đối với doanh nghiệp trong việc bảo đảm tuân thủ đầy đủ và nhất quán các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội và bảo vệ dữ liệu cá nhân, bởi mọi sai sót hoặc không nhất quán trong thông tin đều có thể dễ dàng bị phát hiện và bị xử lý.
Trước những thách thức nêu trên, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị nguồn lực tài chính và nhân sự phù hợp để đầu tư vào các hệ thống, phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, đồng thời xây dựng và hoàn thiện các quy trình nội bộ liên quan đến quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân; đồng thời tuân thủ các pháp luật liên quan về lao động, bảo hiểm xã hội và bảo vệ dữ liệu cá nhân để tránh các rủi ro xử lý vi phạm.
Kết luận
Tóm lại, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự là xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản trị và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, quá trình này cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt liên quan đến tính minh bạch thông tin về việc sử dụng lao động, chi phí quản lý nhân sự, tính đồng bộ dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân của NLĐ, v.v. Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nguồn lực, xây dựng hệ thống và quy trình quản lý phù hợp nhằm bảo đảm việc chuyển đổi số được triển khai hiệu quả và bền vững.
Tài liệu tham khảo:
・Nghị định 13/2023/NĐ-CP
・Nghị định 318/2025/NĐ-CP
・Nghị định 337/2025/NĐ-CP
・Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
・Luật Việc làm 2025
