HƯỚNG DẪN THỦ TỤC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ TẠI NHẬT BẢN―Quy trình chứng thực và công chứng tài liệu để sử dụng tại Việt Nam
2026/04/29
- I-GLOCAL.CO.,LTD Hanoi Office
- CFE
- Kiriko Kashima
Tóm tắt điều hành
Do Việt Nam chưa tham gia Công ước La Hay, về nguyên tắc, tài liệu do Nhật Bản cấp cần được hợp pháp hoá lãnh sự bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Các điểm chính
・[Phân loại tài liệu] Quy trình khác nhau tùy theo loại tài liệu: Văn bản công (do cơ quan nhà nước cấp) gồm 2 bước — Bộ Ngoại giao → Đại sứ quán; Văn bản tư (do công ty hoặc cá nhân lập) gồm 4 bước — Văn phòng công chứng → Cục Tư pháp → Bộ Ngoại giao → Đại sứ quán.
・[Dịch vụ One-Stop] Đối với văn bản tư, dịch vụ one-stop tại văn phòng công chứng xử lý đồng thời các bước tại Cục Tư pháp và Bộ Ngoại giao, giúp rút ngắn đáng kể thời gian. Hiện áp dụng tại: Hokkaido, Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka và Fukuoka.
・[Chuyển văn bản công thành văn bản tư] Đính kèm bản tuyên bố để chuyển đổi loại tài liệu, cho phép sử dụng dịch vụ one-stop và hoàn tất thủ tục trong tối thiểu 1 ngày.
・[Chi phí & Thời gian xử lý] Bộ Ngoại giao: Miễn phí / khoảng 4 ngày làm việc. Văn phòng công chứng: 3.500 yên (tiếng Nhật) / 9.500 yên (tiếng nước ngoài) / khoảng 1 tiếng. Đại sứ quán: 4.500 yên/tờ / nộp tại quầy nửa ngày / gửi bưu điện khoảng 1 tuần.
・[Lưu ý chuẩn bị hồ sơ] Ngày trên bản tuyên bố và giấy ủy quyền phải sau ngày phát hành của tài liệu gốc. Tuyệt đối không tháo ghim, mở phong bì niêm phong, hoặc đánh dấu tài liệu — vi phạm sẽ làm tài liệu vô hiệu.
1. Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?
Đây là thủ tục chứng nhận cần thiết để các tài liệu công do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp hoặc tài liệu tư do công ty/cá nhân lập có thể được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam sau khi thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực.
Do Việt Nam chưa tham gia Công ước La Hay (Công ước về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài), nên khi nộp tài liệu được cấp tại Nhật Bản cho cơ quan nhà nước hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam, tài liệu cần phải được hợp pháp hoá lãnh sự bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam.
Về nguyên tắc, các tài liệu do nước ngoài cấp chưa thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự nêu trên sẽ không được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam tiếp nhận/công nhận khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Trên thực tế, một số giấy tờ, tài liệu có thể lựa chọn thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản hoặc Việt Nam. Trong bài báo cáo này, chúng tôi chỉ tập trung hướng dẫn thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
Các trường hợp phổ biến
Các tài liệu do phía Nhật Bản cấp cần thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự để thực hiện một trong các thủ tục hành chính sau đây:
・Đề nghị cấp giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam
・Thủ tục thành lập pháp nhân tại Việt Nam
・Thủ tục tăng vốn của pháp nhân tại Việt Nam
・Thủ tục M&A đầu tư vào Việt Nam
※ Để xác định tài liệu nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, khuyến nghị kiểm tra quy định pháp luật chuyên ngành và xác nhận trước với cơ quan Việt Nam tiếp nhận, xử lý hồ sơ.
2. Sự khác biệt giữa văn bản công và văn bản tư
Do quy trình hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau phụ thuộc vào loại văn bản nên trước tiên cần xác định tài liệu nộp là văn bản công hay văn bản tư.
Sự khác biệt và các ví dụ cụ thể như sau:
※ Bằng tốt nghiệp đại học được coi là văn bản công hay văn bản tư còn phụ thuộc vào quan điểmcủa cơ quan chức năng Việt Nam và có thể khác nhau tùy từng địa phương. Vì vậy cần xác nhận trước với cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
３. Quy trình thủ tục và hồ sơ cần thiết
3.1 Sơ đồ quy trình
3.2 Hồ sơ và chi phí cho từng bước
Tùy theo loại tài liệu, ngoài thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, có thể cần thực hiện dịch sang tiếng Việt và chứng nhận bản dịch. Thông thường sẽ thực hiện theo hai phương án sau:
① Thực hiện dịch và chứng nhận bản dịch tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản
② Hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản, sau đó mang tài liệu sang Việt Nam để dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng tại Việt Nam
Trong trường hợp công ty chúng tôi hỗ trợ thực hiện thủ tục thông thường sẽ áp dụng phương án②.
4. Câu hỏi thường gặp
Q: Chuyển văn bản công thành văn bản tư là gì? Lợi ích là gì?
A: Các tài liệu do cơ quan nhà nước cấp như bản sao đăng ký doanh nghiệp (đăng ký kinh doanh) được xem là văn bản công, do đó theo nguyên tắc sẽ thực hiện theo trình tự: Bộ Ngoại giao → Đại sứ quán. Tuy nhiên, do thủ tục xác nhận của Bộ Ngoại giao không xử lý trong ngày, nên cần quay lại nhận kết quả vào ngày hôm sau hoặc muộn hơn, dẫn đến việc tốn thời gian cũng như công sức. Trong trường hợp đính kèm bản tuyên bố/tuyên thệ để chuyển thành văn bản tư, quy trình sẽ là: Văn phòng công chứng (dịch vụ One-Stop) → Đại sứ quán. Nhờ đó, toàn bộ thủ tục có thể được thực hiện liên tục tại một đầu mối và hoàn tất nhanh nhất trong 1 ngày.
※ Do thủ tục xác nhận của Bộ Ngoại giao không phát sinh phí, nên nếu chuyển văn bản công thành văn bản tư và thực hiện công chứng, lưu ý rằng sẽ phát sinh chi phí tại văn phòng công chứng thực hiện thủ tục như văn bản tư.
Q: Thủ tục tại Đại sứ quán Việt Nam như thế nào?
A: Đại sứ quán Việt Nam (tại Tokyo) thường đông vào cả buổi sáng lẫn buổi chiều nên chủ động sắp xếp thời gian hợp lý khi đến thực hiện thủ tục.Tại quầy tiếp nhận có nhân viên hỗ trợ bằng tiếng Nhật, nên việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng tiếng Nhật. Ngoài ra, mặc dù trên website của Đại sứ quán có cung cấp số điện thoại, nhưng cần lưu ý rằng trong nhiều trường hợp không thể liên lạc được qua số điện thoại này.
Q: Các lỗi hay gặp khi chuẩn bị hồ sơ?
A1: Quy trình chuẩn bị tài liệu là theo thứ tự: Bản gốc → Bản tuyên bố → Giấy ủy quyền. Do đó, cần lưu ý ngày trên bản tuyên bố và giấy ủy quyền phải sau ngày lập hoặc ngày cấp của tài liệu gốc. Nếu ngày trên bản tuyên bố sớm hơn ngày phát hành của bản gốc, sẽ bị coi là mâu thuẫn nội dung và hồ sơ có thể bị vô hiệu.
Nếu không chắc chắn, nên để trống phần ngày tháng và điền trực tiếp trước mặt công chứng viên khi thực hiện công chứng để đảm bảo chính xác.
A2: Tài liệu công do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp cần đảm bảo tính nguyên vẹn trước khi yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bước 3 theo quy trình trên. Không được tháo, gỡ ghim bấm ở tài liệu gốc, hoặc xé phong bì lý lịch tư pháp hoặc tô màu, đánh dấu… Trường hợp tài liệu không còn nguyên vẹn, tài liệu đó có thể bị vô hiệu và phải chuẩn bị lại.
Thông tin tham khảo
Bộ Ngoại giao Nhật Bản
・Thủ tục đóng dấu công: https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000548.html
・Dịch vụ một cửa (One-stop service): https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html
Đại sứ quán và Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản
・Thông tin chung: https://vnembassy-jp.org/ja/
・Địa chỉ:
(Tokyo) Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản: https://vnembassy-jp.org/ja
Địa chỉ: 〒151-0062 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo
(Osaka) Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: https://vnconsulate-osaka.org/ja/
Địa chỉ: 〒590-0952 4-2-15 Ichinochohigashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka-fu
(Fukuoka) Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: https://vnconsulate-fukuoka.org/ja/
Địa chỉ: 〒810-0801 Aqua Hakata tầng 4, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka-shi, Fukuoka-ken
Báo cáo liên quan
・Một số điểm mới trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP về thủ tục cấp GPLĐ cho NLĐNN
・Quy trình và những điểm lưu ý về giấy phép thành lập nhà hàng có vốn đầu tư nước ngoài (“nhà hàng FDI”)
