Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng Hợp đồng Lao động trong bối cảnh mới
2025/06/26
- Le Que Ngan
Mở đầu:
Trong những năm gần đây, thị trường lao động chứng kiến nhiều thay đổi đáng kể dưới tác động của chuyển đổi số, sự phổ biến của các hình thức làm việc mới, phương thức mới trong giao kết hợp đồng lao động cũng như những yêu cầu mới về tính bảo mật trong quan hệ lao động. Những chuyển biến này đặt ra yêu cầu cho NSDLĐ trong việc rà soát, điều chỉnh và xây dựng lại nội dung HĐLĐ sao cho phù hợp với thực tiễn vận hành, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp lý cũng như bảo vệ tốt nhất quyền lợi của NSDLĐ trong bối cảnh mới. Trong báo cáo này, chúng tôi tổng hợp một số điểm NSDLĐ cần lưu ý khi xây dựng và điều chỉnh HĐLĐ nhằm thích ứng hiệu quả với bối cảnh mới nêu trên.
1. Xu hướng làm việc mới và tác động đến HĐLĐ:
Trong bối cảnh chuyển đổi số, sự phát triển của công nghệ và nhu cầu của NLĐ, mô hình làm việc truyền thống tại văn phòng đang dần được thay thế bởi các hình thức làm việc linh hoạt hơn. Hai xu hướng nổi bật hiện nay là “làm việc từ xa” (hay còn gọi là “hybrid working”) và “làm việc tự do” (hay còn gọi là “freelance”). Mỗi hình thức đều có đặc điểm riêng, do đó, NSDLĐ và NLĐ cần phải có những điều chỉnh tương ứng về nội dung hợp đồng lao động để đảm bảo sự rõ ràng trong quá trình thực hiện hợp đồng và phù hợp về mặt pháp lý cũng như vận hành thực tế.
Làm việc từ xa:
Quy định pháp luật hiện hành không có định nghĩa “làm việc từ xa” tuy nhiên có thể hiểu đơn giản “làm việc từ xa” là việc NLĐ sẽ thực hiện các công việc đã giao kết tại HĐLĐ bên ngoài địa điểm làm việc của NSDLĐ quản lý, như việc người lao động làm việc hoàn toàn hoặc một số ngày nhất định tại ở của NLĐ.
Hiện nay, làm việc từ xa hoàn toàn hoặc kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại địa điểm làm việc của NSDLĐ đang trở thành xu hướng trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt có thể thấy rõ sau đại dịch COVID-19. Đối với hình thức làm việc này, quan hệ lao động vẫn được xác lập và để đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong quá trình quản lý, NSDLĐ cần lưu ý một số điểm sau khi xây dựng HĐLĐ:
Địa điểm làm việc: NSDLĐ cần làm rõ địa điểm “làm việc từ xa” bao gồm những nơi nào và ghi nhận rõ trong HĐLĐ, như tại nơi cư trú/ nhà riêng của NLĐ hoặc ghi nhận khả năng linh hoạt thay đổi địa điểm nếu có thông báo trước và nhận được sự đồng ý từ NSDLĐ. Trong trường hợp, Công ty đã có quy định nội bộ về “làm việc từ xa” thì NSDLĐ có thể ghi nhận nội dung địa điểm làm việc từ xa theo dạng chuyển tiếp đến quy định nội bộ. Việc làm rõ địa điểm “làm việc từ xa” này nhằm hạn chế các rủi ro mất bảo mật thông tin khi NLĐ chọn làm việc ở những địa điểm không an toàn như địa điểm công cộng, cũng như làm rõ địa điểm làm việc khi xảy ra sự cố trong quá trình làm việc để xác định sự cố đó có phải là tai nạn lao động hay không.
Mức tiền lương, phụ cấp: theo khoản 1, Điều 95 của BLLD, NSDLĐ sẽ trả lương cho NLĐ căn cứ vào vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc. Tuy nhiên, mỗi NSDLĐ đều xây dựng một chính sách tiền lương riêng của mình để làm cơ sở trả lương cho NLĐ. Do đó, khi NLĐ chuyển sang “làm việc từ xa” thì NLĐ có thể sẽ cắt giảm được một phần chi phí đi lại, di chuyển từ nhà đến công ty, ngược phát sinh thêm các khoản chi phí khác như phí internet, trang thiết bị văn phòng, điện năng…. Vì vậy, NSDLĐ nên cân nhắc sửa đổi chính sách tiền lương (mức lương, phụ cấp lương) để có thể phù hợp hơn với thực tiễn. Ngoài ra, tiền lương là một trong những nội dung trong hợp đồng lao động, do đó, khi NSLĐ có nhu cầu sửa đổi thì NSDLĐ cần đạt được sự đồng ý với NLĐ mà không được tự ý quyết định.
Quản lý thời gian làm việc: Đối với những NLĐ làm việc dựa trên thời gian làm việc, tuy là chế độ làm việc linh hoạt nhưng NSDLĐ cần quy định rõ ràng tại HĐLĐ về thời gian làm việc bình thường, thời giờ nghỉ ngơi trong HĐLĐ để đảm bảo NLĐ hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của họ trong việc tuân thủ thời gian làm việc. Song song đó, NSDLĐ nên áp dụng quản lý bằng các phần mềm chấm công online, phần mềm theo dõi hiệu suất để quản lý chặt chẽ hơn thời gian làm việc của NLĐ, từ đó có cơ sở để tính lương cho NLĐ.
Làm việc tự do (freelance):
Pháp luật hiện hành cũng chưa có quy định định nghĩa về “làm việc tự do”, tuy nhiên, có thể đây là hình thức làm việc mà những người làm việc tự do thực hiện một công việc theo thỏa thuận, làm việc độc lập, thường không có sự quản lý về thời gian làm việc cố định và ràng buộc về địa điểm làm việc, được trả thù lao theo sản phẩm hoặc kết quả công việc hoàn thành.
Thực tế hiện nay nhiều NSDLĐ lựa chọn hình thức ký kết Hợp đồng cộng tác viên/ Hợp dịch vụ/ Hợp đồng khoán việc thay vì ký kết HĐLĐ với người làm việc tự do. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, theo BLLĐ hiện hành, nếu một hợp đồng có đủ yếu tố sau: (i) nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và (ii) sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên với bên còn lại thì dù hai bên thỏa thuận hợp đồng đó bằng tên gọi khác vẫn có thể bị xác định là HĐLĐ, khi đó mối quan hệ giữa hai bên sẽ là mối quan hệ lao động. Trong tình huống này, NSDLĐ có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội, bị xử phạt hành chính, và phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của NSDLĐ theo BLLĐ (ví dụ: ký HĐLĐ, đóng BHXH, trả trợ cấp thôi việc…).
2. Hợp đồng lao động điện tử:
Theo khoản 1, Điều 14 BLLĐ, HĐLĐ có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và sẽ có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản.
Điều này cho thấy rằng, HĐLĐ điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý nếu được lập và ký kết đúng quy định. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và được xem là một xu hướng tất yếu. Việc ký kết HĐLĐ điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ký kết và lưu trữ, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho, dễ dàng trong việc quản lý và tra cứu trong hệ thống nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết từ xa đối với hình thức làm việc từ xa.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để HĐLĐ điện tử có giá trị pháp lý trên thực tế như sử dụng chữ ký số (chữ ký điện tử) được đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
3. Điều khoản về bảo mật bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và bảo vệ dữ liệu cá nhân:
3.1. Điều khoản về bảo mật bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ:
Trong môi trường làm việc trực tuyến và xu hướng ứng dụng ngày càng nhiều các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), việc bảo mật thông tin đang trở thành yếu tố sống còn đối với NSDLĐ, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sử dụng chất xám cao như tư vấn, công nghệ, tài chính, sáng tạo nội dung… Các thông tin chiến lược, dữ liệu khách hàng, hồ sơ đối tác và các tài sản trí tuệ có thể bị rò rỉ chỉ qua một thao tác chia sẻ nhầm hoặc một lỗ hổng bảo mật nhỏ.
Do đó, đối với người lao động làm việc có liên quan đến các bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ NSDLĐ nên có điều khoản thỏa thuận rõ với NLĐ về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm. Theo đó, NSDLĐ có thể xây dựng điều khoản bảo mật thông tin nêu trên thành một điều khoản hoặc một phụ lục trong HĐLĐ hoặc thiết lập thành một thỏa thuận riêng với NLĐ. Trên thực tế, nhiều NSDLĐ lựa chọn xây dựng và giao kết một thỏa thuận riêng về bảo mật thông tin với NLĐ, thường gọi là “Thỏa thuận bảo mật thông tin” (Tiếng Anh là “Non-Disclosure Agreement” – NDA). Mặc dù, việc ghi nhận điều khoản bảo mật thông tin là một phần của HĐLĐ này giúp NSDLD giảm thiểu được quy trình về mặt về giấy tờ và công sức soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, khi HDLD chấm dứt, tồn tại rủi ro các điều khoản về bảo mật thông tin có thể sẽ được coi là chấm dứt theo và không có giá trị để ràng buộc NLĐ. Ngược lại, việc ký kết NDA tách biệt với HĐLĐ thì NDA có thể xem là một thỏa thuận dân sự giữa một tổ chức và một cá nhân và tồn tại độc lập với mối quan hệ lao động và HĐLĐ. Từ đó, NDA vẫn có thể hiệu lực ràng buộc với NLĐ ngay cả sau khi HĐLĐ chấm dứt.
3.2. Điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân:
Khi NLĐ bắt đầu mối quan hệ lao động hay xuyết suốt quá trình thực hiện HĐLĐ, NLĐ sẽ có trách nhiệm, nghĩa vụ cung cấp các thông tin cá nhân của NLĐ cho NSDLĐ như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe, v.v. và những thông tin này là dữ liệu cá nhân.
Trong khi đó, dữ liệu cá nhân của NLĐ nói riêng hay của công dân Việt Nam nói chung đang ngày càng được pháp luật Việt Nam bảo vệ chặt chẽ, thể hiện rõ trong các quy định mới như Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, sắp đến sẽ có Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (đang trong quá trình dự thảo) hay các tiêu chuẩn liên quan trong Luật An ninh mạng. Do đó, khi NSDLĐ có những hoạt động thu thập, lưu trữ,…dữ liệu cá nhân của NLĐ khi giao kết hay thực hiện HĐLĐ (gọi chung là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân), NSDLĐ cũng phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, như NSDLĐ phải giao kết một thỏa thuận với NLĐ nhằm lấy được sự đồng ý của NLĐ trước khi xử lý dữ liệu cá nhân của họ, trong đó, thỏa thuận nêu rõ dữ liệu cá nhân sẽ xử lý, mục đích xử lý dữ liệu cá nhân. Theo đó, việc giao kết thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân có thể quy định chung như một điều khoản/phụ lục trong HĐLĐ hoặc xây dựng thành một thỏa thuận riêng.
Việc xác định và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của NSDLĐ theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân của NLĐ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, quản trị rủi ro pháp lý hiệu quả, mà còn thể hiện cam kết minh bạch và chuyên nghiệp trong việc bảo vệ quyền lợi của NLĐ trong kỷ nguyên số.
Kết luận:
Việc xây dựng nội dung HĐLĐ để phù hợp với các xu hướng làm việc mới, như làm việc từ xa, freelance cũng như thay đổi trong phương thức giao kết HĐLĐ là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ quy định pháp luật cũng như phù hợp hơn với thực tiễn của mối quan hệ lao động. Đồng thời, các điều khoản liên quan đến bảo mật thông tin, dữ liệu cá nhân trong thời kỳ chuyển đổi số và môi trường làm việc hiện đại cũng là một trong những yếu tố cần doanh nghiệp cân nhắc trong quá trình xây dựng HĐLĐ để đảm bảo bảo vệ tối đa quyền lợi của NSDLĐ.
Văn bản tham khảo:
– Bộ Luật lao động 2019
– Luật giao dịch điện tử 2023
– Nghị định 13/2023/NĐ-CP
