Quy định về giao dịch của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức với người liên quan theo Luật Doanh nghiệp 2020
2025/10/23
- Nguyen Hong Thuan
Hợp đồng, giao dịch của Công ty với những người có liên quan có tính chất đặc thù dễ dẫn đến xung đột lợi ích, do đó, pháp luật đặt ra các yêu cầu về sự chấp thuận và điều kiện thực hiện nhằm đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ lợi ích của Công ty. Trong phạm vi bài báo cáo này, tác giả sẽ trình bày về các hợp đồng, giao dịch giữa Công ty (mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức – mô hình được đa phần các công ty Nhật Bản lựa chọn khi đầu tư vào Việt Nam nhờ tính linh hoạt, đơn giản trong việc quản lý) với người có liên quan cần được chấp thuận, thủ tục thực hiện và một số lưu ý quan trọng khác.
1. Hợp đồng, giao dịch với người có liên quan:
Theo khoản 1 Điều 86 Luật Doanh nghiệp 2020 (“LDN”), trừ trường hợp Điều lệ của Công ty có quy định khác, các hợp đồng, giao dịch giữa Công ty với người có liên quan là giao dịch của Công ty với chủ thể như sau:
・Công ty mẹ và người có liên quan của Công ty mẹ. Trong đó, “người có liên quan” được quy định tại khoản 23, Điều 23 LDN, có thể hiểu là những cá nhân hoặc tổ chức có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với doanh nghiệp. Cụ thể, người có liên quan được xác định dựa trên 03 mối quan hệ chính là mối quan hệ về sở hữu – kiểm soát, mối quan hệ về quản lý – đại diện và mối quan hệ gia đình (huyết thống và hôn nhân). Chẳng hạn, người có liên quan của Công ty mẹ có thể là các công ty con của công ty mẹ; người đại diện theo pháp luật của Công ty mẹ; vợ/chồng/con của người đại diện theo pháp luật của Công ty mẹ.
・Người quản lý hoặc người có thẩm quyền bổ nhiệm Người quản lý của Công ty mẹ và những người có liên quan của các chủ thể này.
Ví dụ:
- Công ty A là công ty con của Công ty B. Công ty A thực hiện giao dịch chuyển nhượng tài sản cho ông X – Giám đốc của Công ty B thì được xem là một hợp đồng, giao dịch giữa Công ty và người có liên quan.
- Công ty A là công ty con của Công ty B. Công ty A ký hợp đồng mua hàng hóa với vợ ông X – Giám đốc của Công ty B thì cũng được xem là một hợp đồng, giao dịch giữa Công ty và người có liên quan.
- Thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kiểm soát viên và người có liên quan của các chủ thể này. Ví dụ, Công ty tiến hành giao kết hợp đồng thuê xe với ông X là giám đốc của Công ty thì được xem là một hợp đồng, giao dịch giữa Công ty và người có liên quan (*).
Nhìn chung, pháp luật vẫn cho phép các giao dịch này có thể thực hiện, nhưng do có mối quan hệ lợi ích nên tiềm ẩn nguy cơ thất thoát tài sản, gây xung đột lợi ích nếu các bên giao kết hợp đồng đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích Công ty. Chẳng hạn, ở ví dụ (*) nêu trên, giá thuê xe có thể bị ấn định cao hơn thị trường để mang lại lợi ích cho ông X, dẫn đến thiệt hại cho Công ty A. Vì vậy, các giao dịch này phải tuân thủ chặt chẽ điều kiện để thực hiện giao dịch với người có liên quan theo quy định pháp luật để đảm bảo minh bạch và bảo vệ lợi ích cao nhất của Công ty.
2. Điều kiện để thực hiện các hợp đồng, giao dịch với người có liên quan:
Khi Công ty thực hiện các hợp đồng, giao dịch với người có liên quan như đã trình bày tại mục 1, theo Điều 86 LDN, hợp đồng, giao dịch được xem là phù hợp quy định theo pháp luật và Điều lệ của Công ty khi đáp ứng các điều kiện:
Thứ nhất, về điều kiện cần:
Các hợp đồng, giao dịch giữa Công ty với người có liên quan phải nhận được sự chấp thuận của (i) Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty, (ii) Giám đốc/Tổng giám đốc và (iii) Kiểm soát viên.
Thứ hai, về điều kiện đủ:
Các chủ thể có quyền chấp thuận nêu trên chỉ được chấp thuận các hợp đồng, giao dịch giữa Công ty với người có liên quan nếu các hợp đồng, giao dịch này đáp ứng đủ các yếu tố sau:
Một là, các bên ký kết là chủ thể pháp lý độc lập: Nghĩa là mỗi bên có tư cách pháp lý, có quyền, nghĩa vụ, tài sản và lợi ích tách biệt;
Hai là, giá sử dụng trong hợp đồng hoặc giao dịch “theo giá thị trường”: Giá thị trường theo khoản 4 Điều 4 Luật Giá 2023 là mức giá hình thành dựa trên quan hệ cung – cầu và các yếu tố thị trường tại thời điểm, địa điểm nhất định. Việc định giá có thể do Công ty tự thực hiện hoặc thuê tổ chức thẩm định giá độc lập. Công ty nên tham khảo giá các giao dịch tương tự trên thị trường kết hợp thuê đơn vị thẩm định để đảm bảo tính khách quan, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật;
Ba là, tuân thủ quy định pháp luật về hợp đồng, bao gồm các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 (chủ thể giao kết có năng lực pháp luật, nội dung không trái pháp luật, tự nguyện, hình thức phù hợp) và các quy định chuyên ngành liên quan.
3. Trình tự, thủ tục liên quan:
Theo đó, nếu Công ty có phát sinh các hợp đồng, giao dịch với các chủ thể được nêu ở mục 1 nêu trên, thủ tục, trình tự để các hợp đồng, giao dịch này đảm bảo có hiệu lực như sau:
Bước 1: Thông báo
Người nhân danh Công ty ký kết hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho (i) Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty, (ii) Giám đốc/Tổng giám đốc và (iii) Kiểm soát viên về người có liên quan và lợi ích liên quan, kèm dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của hợp đồng.
Bước 2: Chấp thuận
Trong 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo, các chủ thể nhận thông báo ở Bước 1 phải quyết định việc chấp thuận hoặc không chấp thuận theo nguyên tắc đa số (ý kiến có số biểu quyết cao hơn), mỗi người một phiếu; người có liên quan không được quyền biểu quyết. Trong đó, điều kiện chấp thuận theo các yếu tố đã nêu tại mục 1.2 ở trên.
4. Hệ quả pháp lý khi hợp đồng, giao dịch với người có liên quan không tuân thủ về điều kiện, trình tự, thủ tục:
Theo quy định tại khoản 5 Điều 86 LDN, các giao dịch không tuân thủ quy định về Điều kiện và Trình tự thủ tục được trình bày tại mục 2 và mục 3 sẽ tồn tại những rủi ro và hệ quả pháp lý sau:
Một là, có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015. Điều này có nghĩa là giao dịch sẽ không có hiệu lực, không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho các bên. Do đó, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận hoặc giá trị tương đương và bên có lỗi bồi thường thiệt hại.
Hai là, người giao kết hợp đồng của Công ty và bên còn lại trong hợp đồng, giao dịch phải liên đới bồi thường thiệt hại và hoàn trả lợi ích thu được khi thực hiện hợp đồng đó cho Công ty.
5. Các phương thức giúp thiết lập hợp đồng, giao dịch an toàn với người có liên quan:
Để giảm thiểu rủi ro xung đột lợi ích và bảo đảm tuân thủ pháp luật khi giao dịch với người có liên quan, Công ty có thể áp dụng một số phương thức sau:
(i) Xác định và thường xuyên cập nhật danh sách người có liên quan – giúp Công ty nhận diện sớm các đối tượng cần kiểm soát, tránh bỏ sót và hạn chế việc ký kết vô tình vi phạm quy định.
(ii) Có thể thuê Công ty thẩm định giá thực hiện định giá thị trường – bảo đảm giao dịch được thực hiện ở mức giá hợp lý, minh bạch, tránh thiệt hại cho Công ty và đáp ứng yêu cầu “theo giá thị trường” của pháp luật.
(iii) Thiết lập quy trình nội bộ về thông báo, chấp thuận và lưu trữ hồ sơ giao dịch nhằm giúp mọi giao dịch đều được kiểm soát, có bằng chứng rõ ràng và có sự đồng thuận của cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện.
(iv) Quy định rõ trong Điều lệ về giá trị và loại giao dịch cần được chấp thuận – tạo cơ sở pháp lý nội bộ rõ ràng, giúp quá trình áp dụng diễn ra nhanh chóng và thống nhất, tránh tranh cãi về phạm vi áp dụng.
Quy định về giao dịch với người có liên quan trong Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức là cơ chế pháp lý quan trọng để bảo đảm minh bạch, phòng ngừa xung đột lợi ích và bảo vệ tài sản của Công ty. Việc tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật liên quan không chỉ giúp giao dịch được hợp pháp hóa, mà còn nâng cao uy tín và năng lực quản trị. Công ty nên chủ động xây dựng quy trình chấp thuận rõ ràng, kết hợp biện pháp kiểm soát nội bộ để mọi giao dịch với người có liên quan được thực hiện một cách an toàn và hiệu quả.
Tài liệu tham khảo:
・Luật Doanh nghiệp 2020
・Luật giá 2023
・Bộ luật Dân sự 2015
