Sự khác biệt giữa hệ thống VAT của Nhật Bản và Việt Nam và tác động của nó đến hoạt động kinh doanh
2025/10/26
- I-GLOCAL CO., LTD.
- Certified Public Accountant (US)
- Katsuki Kumagai
Lời mở đầu
Thuế tiêu thụ ở Nhật Bản và thuế giá trị gia tăng (VAT) ở Việt Nam đều là các loại thuế áp dụng đối với giao dịch hàng hóa và dịch vụ, và về cơ bản, cơ chế của chúng khá giống nhau. Tuy nhiên, có nhiều điểm khác biệt trong cách vận hành và thủ tục thực hiện. Báo cáo này sẽ tổng hợp sự khác biệt giữa hệ thống thuế của Nhật Bản và Việt Nam dựa trên 5 điểm: ① phương thức thanh toán, ② tần suất khai báo, ③ phương pháp nộp thuế, ④ cơ chế hoàn thuế và ⑤ thời gian hoàn thuế. Ngoài ra, dựa trên Luật VAT sửa đổi sẽ có hiệu lực vào tháng 7 năm 2025, báo cáo cũng tổng hợp những điểm cần lưu ý theo từng ngành nghề. Hy vọng rằng thông tin này sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam trong các thủ tục thuế và quản lý dòng tiền.
Năm điểm khác biệt chính giữa hệ thống VAT của Nhật Bản và Việt Nam
Những điểm khác biệt chính giữa thuế tiêu dùng của Nhật Bản và VAT của Việt Nam được tóm tắt theo 5 mục dưới đây.
| Hạng mục | Nhật Bản (thuế tiêu dùng) | Việt Nam (VAT) |
| Phương thức thanh toán | Có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt | Đối với giao dịch từ 5 triệu VND trở lên, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt |
| Tần suất khai báo | Tần suất khai báo | Khai báo hàng tháng hoặc hàng quý |
| Phương thức nộp tiền | Nộp tạm thời dựa trên thành tích của năm trước | Nộp số tiền thuế phát sinh trong kỳ kê khai vào tháng tiếp theo |
| Cơ chế hoàn trả | Hoàn thuế tự động khi khai báo thuế xác nhận | Cần nộp đơn xin riêng |
| Thời gian hoàn trả | Khoảng 2 tháng | Từ vài tháng đến vài năm (tuỳ vào khu vực, thời điểm và từng trường hợp cụ thể mà thay đổi lớn) |
Mỗi mục sẽ được giải thích chi tiết bên dưới.
1. Sự khác biệt trong phương thức thanh toán
(yêu cầu tiền mặt/không dùng tiền mặt)
Ở Nhật Bản, không có giới hạn về phương thức thanh toán khi khấu trừ thuế tiêu dùng, và có thể khấu trừ dù là thanh toán bằng tiền mặt hay không dùng tiền mặt. Trong khi đó, ở Việt Nam, việc thanh toán không dùng tiền mặt là nguyên tắc, đặc biệt đối với các giao dịch từ 5 triệu VND (khoảng 30.000 yên) trở lên, việc thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng là điều kiện để được khấu trừ thuế. Điều này phản ánh quy định rằng ngoài hóa đơn VAT hợp lệ, nếu không có bằng chứng như ghi chép chuyển khoản ngân hàng thì không được chấp nhận khấu trừ thuế đầu vào. Ngoài ra, nếu không có hóa đơn VAT thích hợp hoặc có sai sót như ghi sai tên công ty trên hóa đơn, khả năng bị từ chối khấu trừ là rất cao. Do đó, tại Việt Nam cần kiểm tra nội dung hóa đơn mỗi khi giao dịch và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt một cách nghiêm túc.
*Tham khảo: Trước đây, giao dịch cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị từ 20 triệu VND (khoảng 120 nghìn yên) trở lên, nhưng theo sửa đổi pháp luật, mức này đã được hạ xuống còn 5 triệu VND (khoảng 30 nghìn yên), bao gồm VAT.
2. Sự khác biệt về tần suất khai báo
(khai báo hàng năm so với khai báo hàng tháng/hàng quý)
Ở Nhật Bản, theo nguyên tắc, việc kê khai thuế tiêu thụ được thực hiện một lần mỗi năm vào cuối năm tài chính. Trong khi đó, tại Việt Nam, cần phải khai báo và nộp thuế hàng tháng hoặc hàng quý, và các doanh nghiệp mới thành lập dưới 12 tháng hoặc các doanh nghiệp nhỏ có doanh thu năm trước dưới 500 tỷ đồng (khoảng 3 tỷ yên) chỉ cần khai báo mỗi 3 tháng một lần, nhưng các doanh nghiệp khác thì bắt buộc phải khai báo hàng tháng.
Do đó, tại Việt Nam, không thể thiếu việc thiết lập hệ thống tổng hợp giao dịch hàng tháng và nhanh chóng chuẩn bị tờ khai, cũng như đảm bảo nhân sự cho công việc này. Nếu cố gắng xử lý tất cả vào cuối năm tài chính theo cảm nhận của Nhật Bản, sẽ không kịp. Do đó, cần lên lịch kế toán và thuế phù hợp với tần suất khai báo của địa phương.
3. Sự khác biệt về phương thức nộp thuế (có hay không có thuế tạm nộp)
Ở Nhật Bản, có hệ thống nộp thuế tạm tính dựa trên số tiền thuế tiêu thụ của năm trước và sau đó sẽ thanh toán điều chỉnh vào cuối năm tài chính. Trong khi đó, tại Việt Nam không có hệ thống nộp thuế tạm tính, mà thuế VAT được tính toán theo kết quả thực tế hàng tháng hoặc hàng quý và nộp vào tháng tiếp theo. Do việc nộp thuế được hoàn tất từng lần, nên cần phải luôn nắm bắt số tiền thuế mới nhất và dự trữ tiền để nộp thuế một cách có kế hoạch. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp không có nhiều dư dả về tài chính, việc thiết lập hệ thống quản lý nội bộ để tránh bỏ sót việc nộp thuế là hết sức quan trọng.
4. Sự khác biệt về cơ chế hoàn tiền (hoàn tiền tự động và cần phải đăng ký)
Tại Nhật Bản, nếu số thuế nhập khẩu cao hơn số thuế doanh thu khi khai thuế cuối năm, thì phần chênh lệch đó sẽ tự động được hoàn lại. Đối với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch xuất khẩu, việc hoàn thuế chỉ qua khai thuế cuối năm rất phổ biến, vì vậy kế hoạch tài chính cũng thường được xây dựng dựa trên số tiền hoàn thuế dự kiến.
Trong khi đó, tại Việt Nam, chỉ khai thuế VAT thì không được hoàn thuế, mà cần phải nộp đơn xin hoàn thuế riêng và trải qua quá trình thẩm định nghiêm ngặt. Việc xin cấp giấy phép yêu cầu các tài liệu chi tiết như hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu, đồng thời không thể tránh khỏi việc thanh tra thực địa và trả lời các câu hỏi từ cơ quan thuế. Đặc biệt, trong lần xin cấp đầu tiên, việc điều tra (kiểm toán) thuế chắc chắn sẽ được tiến hành, và việc hoàn thuế được xem là một thủ tục đặc biệt cần có sự phê duyệt của cơ quan chức năng.
Ngoài ra, các điều kiện để được hoàn thuế cũng ngày càng trở nên nghiêm ngặt hơn theo từng năm, và nhiều doanh nghiệp đã áp dụng cách chuyển phần vượt quá chi phí mua vào sang kỳ sau để điều chỉnh như một biện pháp phổ biến. Ngưỡng để được hoàn thuế tại Việt Nam khá cao, cần lưu ý rằng thủ tục cũng yêu cầu thời gian và công sức đáng kể.
5. Sự khác biệt về thời gian hoàn trả (Nhanh chóng vs Kéo dài)
Do những khác biệt về mặt hệ thống như đã nêu ở trên, khoảng thời gian nhận tiền hoàn thuế cũng có sự khác biệt lớn giữa Nhật Bản và Việt Nam. Tại Nhật Bản, thông thường tiền hoàn thuế được chuyển vào khoảng 1 đến 2 tháng sau khi nộp bản kê khai thuế. Trong khi đó, tại Việt Nam, việc thẩm định hồ sơ hoàn thuế thường mất nhiều thời gian và thời gian cần thiết để nhận tiền hoàn thuế có thể dao động từ vài tháng đến vài năm tùy vào từng trường hợp và địa phương. Chẳng hạn, ở Hà Nội hiện nay, trường hợp thời gian hoàn thuế ngắn thì khoảng 2 đến 10 tháng, nhưng tại Thành phố Hồ Chí Minh, có không ít trường hợp mất từ 2 đến 3 năm. Thời gian cần thiết này chỉ là xu hướng hiện tại và có khả năng thay đổi lớn tùy theo chính sách vận hành của các cơ quan và cách xử lý của cán bộ phụ trách ở từng khu vực, thời điểm. Do đó, tại Việt Nam, kế hoạch tài chính dựa trên giả định được hoàn thuế VAT được khuyến cáo tránh, đồng thời nên xây dựng ngân sách một cách thận trọng. Mặc dù luật pháp quy định xử lý trong thời hạn đã định, trên thực tế, việc hoàn thuế có khả năng không được thực hiện đúng theo quy định do sự chậm trễ phát sinh từ việc nhân viên phụ trách có quyền quyết định và yêu cầu bổ sung tài liệu. Khi kinh doanh tại Việt Nam, cần xem xét rằng việc hoàn thuế GTGT sẽ mất thời gian, do đó cần lên kế hoạch dòng tiền dựa trên giả định này.
Các điểm cần lưu ý về VAT theo từng ngành nghề
Ngoài các khác biệt chung đã nêu, còn có những điểm cần chú ý riêng tùy theo ngành nghề. Dưới đây là tổng hợp những điểm chú ý chính đối với ba ngành: sản xuất, thương mại và dịch vụ.
Ngành sản xuất
Khi phát sinh nhiều VAT đầu vào do những khoản đầu tư lớn trước khi vận hành như trang thiết bị và máy móc nhà máy, nếu đáp ứng các điều kiện nhất định thì có thể nộp đơn xin hoàn thuế. Trước đây, việc xin hoàn thuế VAT được cho phép nếu tổng số VAT tích lũy trong giai đoạn đầu tư vượt quá 3 tỷ VND, và nhiều doanh nghiệp đã dựa vào tiêu chuẩn này làm căn cứ để thực hiện hoàn thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, theo Luật VAT sửa đổi, đã thiết lập một hạn chót mới “trong vòng 1 năm kể từ khi bắt đầu ghi nhận doanh thu” để nộp đơn xin hoàn thuế. Dù số tiền hoàn thuế vượt quá mức tiêu chuẩn, vẫn có nguy cơ không thể nộp đơn xin hoàn thuế nếu đã quá 1 năm kể từ khi bắt đầu ghi nhận doanh thu. Điều này làm cho việc điều chỉnh linh hoạt thời gian hoàn thuế như trước đây trở nên khó khăn hơn, và cần phải lập kế hoạch lịch trình nộp đơn một cách có kế hoạch từ giai đoạn đầu tư. Ngoài ra, theo luật VAT sửa đổi, việc hoàn thuế VAT đối với các khoản đầu tư mở rộng như tăng cường năng lực sản xuất của doanh nghiệp hiện hữu hay nâng cấp thiết bị, vốn trước đây không rõ ràng theo quy định cũ, nay đã được công nhận rõ ràng. Trong trường hợp thuộc đầu tư tăng sản lượng, nên tiến hành thủ tục cùng với chuyên gia để xác nhận khả năng áp dụng.
Ngành thương mại
Trong lĩnh vực thương mại nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, càng có nhiều giao dịch xuất khẩu thì tình trạng thặng dư VAT đầu vào càng dễ xảy ra. Tuy nhiên, theo Đạo luật VAT sửa đổi, các giao dịch “xuất khẩu hàng hóa nhập khẩu mà không qua bước gia công” sẽ không được hoàn VAT nữa. Đây là sự chuyển đổi chính sách không cho hoàn thuế đối với các mô hình kinh doanh chỉ đơn thuần vận chuyển hàng hóa qua ba nước hoặc các mô hình tương tự. Ngược lại, các doanh nghiệp trong khu bảo thuế (EPE) vẫn tiếp tục được hưởng chính sách hoàn thuế đối với các giao dịch bán hàng. Do đó, tình trạng chịu thuế VAT khác nhau rất nhiều tùy theo hình thức giao dịch và đối tượng bán hàng, nên việc xem xét lại giá cả và kế hoạch kinh doanh là điều không thể thiếu.
Thêm vào đó, trong giao dịch xuất khẩu, ngay cả khi áp dụng mức thuế 0%, vẫn yêu cầu phải nộp các chứng từ xuất khẩu phù hợp. Để tránh rủi ro do thiếu sót giấy tờ, việc thiết lập hệ thống quản lý tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu một cách hoàn chỉnh là điều rất quan trọng.
Ngành dịch vụ
Trong lĩnh vực dịch vụ, khi khách hàng là đối tượng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu (EPE), có trường hợp áp dụng thuế VAT 0%. Trước đây, nhiều dịch vụ như kế toán – kiểm toán và cho thuê văn phòng đã được coi là “dịch vụ xuất khẩu” và áp dụng thuế suất 0%. Tuy nhiên, luật VAT sửa đổi đã quy định rõ ràng rằng những dịch vụ không trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất phục vụ EPE thì không áp dụng thuế suất 0%. Các dịch vụ không liên quan trực tiếp đến quy trình sản xuất trong thời gian tới có khả năng sẽ bị đánh thuế, do đó cần hết sức chú ý. Tuy nhiên, vì phạm vi của “dịch vụ có sự tham gia trực tiếp” chưa được định nghĩa rõ ràng và còn mang tính linh hoạt, nên cần cẩn trọng xem xét lại các điều kiện hợp đồng (ví dụ như giá chưa bao gồm thuế hay đã bao gồm thuế) trong khi theo dõi sát sao các hướng dẫn và thông báo trong tương lai.
Ngoài ra, khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài, cũng cần lưu ý rằng việc xử lý thuế VAT sẽ thay đổi tùy theo địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc nơi tiêu thụ dịch vụ. Cả các dịch vụ điện tử, tại Việt Nam cũng có ngày càng nhiều trường hợp bị đánh thuế, vì vậy không nên vội vàng kết luận giao dịch miễn thuế 0% theo cảm nhận ở Nhật Bản mà cần kiểm tra riêng biệt tỷ lệ thuế áp dụng và yêu cầu phát hành hóa đơn cho từng giao dịch.
Kết luận
Hiểu biết về sự khác biệt trong hệ thống VAT giữa Nhật Bản và Việt Nam là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ thuế trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đồng thời tránh những tình huống bất ngờ liên quan đến dòng tiền. Đặc biệt, sự phức tạp trong thủ tục hoàn thuế VAT và thời gian xử lý kéo dài có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp, vì vậy cần phải xử lý thận trọng, đồng thời theo dõi xu hướng thay đổi của hệ thống.
Trong tương lai, việc vận hành của các cơ quan chức năng Việt Nam có thể thay đổi, và trên thực tế vẫn còn sự không chắc chắn khi có thể sẽ yêu cầu thêm tài liệu do sự phán xét của cán bộ phụ trách. Trong trường hợp khó khăn khi chỉ xử lý bằng nguồn lực của công ty, nên tham khảo ý kiến các chuyên gia kế toán và thuế am hiểu tình hình mới nhất để tiến hành tổ chức quy trình phù hợp và thực hiện thủ tục đăng ký, điều này được đề xuất từ góc độ giảm thiểu rủi ro và đảm bảo độ tin cậy.
Bài viết này được dịch bởi Yarakuzen.
